订单处理业务流程与管理标准.doc

订单管理办法
为有效地对订单履行进行控制,确保保质、保量、按时满足顾客需要,特制订订单相关流程管理办法。
本管理办法用语释义:
1、常规订单:指产品工艺技术成熟,且现有技术工艺图纸能直接或简单改动后能指导生产的产品订单。
2、非常规订单:指根据用户要求需重新进行技术设计的产品;公司虽然生产过,但已停产或多年未生产,市场基本淘汰的老产品;质量要求超出公司常规标准的产品;交付期限紧,且有罚款条款或逾期交货影响公司声誉的订单。
一、订单承接管理
一)流程:订单信息→要求确认→订单评审→商务报价→签订订单购销单→生产指令
二)管理标准:
(一)要求确认
销售内勤在接到经销商订货信息时,应同顾客经销商就产品的订货要求(规格、型号、数量、技术和质量要求,以及交货期)进行确认,确保顾客的要求准确无误;获得成套产品等工程项目业务信息,应了解项目相关信息,并进行登记。
(二)订单评审
1、常规订单
由内勤与生产部、物控部进行交货期可能性评审,可行的则进行商务报价;不可能的则与客户进行沟通,能否适当延期,客户不能延期的,呈送产品公司总经理或副总经理核准不接订单。
非常规订单
由内勤与设计部、生产部、物控部进行交货期可能性评审,可行的则进行商务报价;不可能的则与客户进行沟通,能否适当延期,客户不能延期的,呈送产品公司总经理或副总经理核准不接订单。
(三)商务报价
1、常规订单
按公司报价表执行
非常规订单
视情况按异型更改标准收费
(四)签订订单购销单
订单购销单由销售内勤拟定,经销商确认签字,付款后订单正式生效。
(五)生产指令
1、订单购销单经双方签订后,销售部销售内勤应及时(4小时内),准确下达生产指令单(通知单)到ERP系统内。
2、所有订单购销单履行过程中用户有更改的,销售员、销售内勤应在接到用户更改通知的第一时间内(一般为30分钟内),根据更改情况作出反映:
1)对产品要求的小范围或局部的更改,不涉及产品结构变化或主要元件变动,且不影响原生产计划时,填写《合同订单更改通知单》,通知产品公司的生产部经理,生产部经理应负责在接到通知后的第一时间(同上)流转相关涉及部门进行调整,避免不必要的损失。
2)当产品要求的更改或修订影响原生产交货期计划时,应报告部门领导(同时通报产品公司的生产部经理)重新进行交货期评审,并将结果尽快与客户取得联系,争取延迟交货时间,并将结果以《合同订单更改通知单》的形式下达产品公司的生产部经理。
3)当涉及产品结构变化或主要元件变动,应报告部门领导(同时通报产品公司的生产部经理)按非常规订单评审管理要求,重新组织相关部门进行评审,必要时补签相关合同(增加合同价等),并将结果以《合同订单更改通知单》的形式下达产品公司的生产部经理。
二、订单生产管理
一)流程:生产指令→生产计划→过程管控→完成入库
二)管理标准:
一)计划管理
1、产品公司生产部经理在接到生产指令(通知)单后,应及时进行订单完成所需工作任务的分解(成套产品在24小时内、其它产品在4小时内):
常规产品可与工段(车间)领导直接进行(必要时请技术部门参加),在检查核实库存配件情况下,制订生产计划,包括技术设计(如需)、配套件生产协作、配件采购、装配开始和完成、包装计划,计划要求有完成的时间要求。计划表参考附表。