加强办公室的精细化管理.doc

加强办公室的精细化管理
一、为什么实行精细化管理
办公室是一个单位的中枢神经,处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。办公室既是一个单位的综合管理部门,又是一个单位具体的办事机构,直接为单位领导和广大员工服务,同时也承担一部分对外服务职能,其职能主要体现为参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等五个方面。
做好新形势下的办公室工作,是办公室长期以来应该思考和探索的一个问题。当前,做好办公室工作,必须紧紧围绕单位中心工作,把握办公室工作的内在规律,大力推进科学化和精细化管理,加强自身建设,增强创新意识,使办公室各项工作的流程更加优化、职责更加明晰、考核更加科学、制度更加严密、督办更加有力,使办公室服务领导、单位和基层的绩效更加显著。精细化管理,就是要按照精确、细致、深入的要求,明确职责分工,优化业务流程,完善岗责体系,加强协调配合,避免大而化之的粗放式管理,抓住工作中的薄弱环节,区别不同情况,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,不断提高管理效能。精细化管理就是落实管理责任,将管理责任具体化、明确化,它要求每一个管理者都要到位、尽职。第一次就把工作做到位,工作要日清日结,每天都要对当天的情况进行检查,发现问题及时纠正,及时处理等等。
办公室工作精细化管理应从管理理念、工作流程、岗位职责、绩效考核、规章制度、保障手段和人员素质等方面着手,只有全面推进
科学化、精细化管理,才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题,不断提高办公室工作的整体效能,确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序,更好地为领导、为单位、为基层服务。
二、目前存在不足和问题
一是传统的办公室理理念和管理模式不能完全适应当前形势发展的要求,办公室工作任务不应仅仅满足于完成日常事务性工作和维持本单位的正常运转。二是有关办公室工作的规章制度还不够完善,现有规章制度的科学性和系统性还需进一步提升,工作流程也有不够科学的地方,这在一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。三是岗责体系还需进一步健全,工作职责不明确,责任不落实的情况还不同程度地存在。四是人员素质参差不齐,有些员工****惯于原有的工作模式和工作方法,办事节奏慢,难以接受和掌握现代办公信息技术,其素质和能力与科学化精细化管理的要求还存在一定差距。
三、如何加强精细化管理
围绕转变职能和增强执行力。从目标制定、工作计划的实施,体现管理与服务的结合,以管促效能,以服务促效能。具有上情下达和督查督办职能的办公室,更应体现执行力,强有力的执行力,是提高办公室行政效能的载体。推进办公室工作科学化、精细化管理,关键在人,在于有一支政治上靠得住、业务上叫得响、作风上过得硬的办公室干部队伍。进一步加强办公室干部队伍建设,为提高办公室工作的科学化、精细化管理水平提供强有力的组织保证和人才支持。
1、要把加强办公室工作人员的思想教育摆到突出位置,强化理论修养,开展岗位练兵,使人人成为政务、事务的行家。进一步增强
“三种意识”、提高“四项能力”、树立“五方面作风”:即增强把握规律的意识、创新意识、精益求精的意识;提高辅助决策的能力、统筹协调的能力、狠抓落实的能力、促进和谐的能力;树立理论联系实际、爱岗敬业、严谨细致、雷厉风行、清正廉洁的良好作风,打牢效能建设的基础。
2、明确职责,细化流程。确保岗位职责精细化。分解细化岗位职责,按章办事,做到不越位,不缺位。建立调查研究、公文运转、新闻宣传、档案管理、督促检查和值班、财务、会议、信访、网站等各方面管理工作的具体流程,做好“三个协调”:一是做好与上级单位的协调,争取支持;与科室之间的协调,督办落实;与其他部门的协调,争取配合;与相对人关系的协调,争取理解。形成加强协作,协调配合、齐抓共管的工作格局。
按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求,把握办公室工作规律,依据办公室职能逐项建立和优化办公室各项工作流程,如建立信息调研、公文运转、新闻宣传、督促检查、会议管理、安全保密、单位财务、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程。各项工作都依既定流程运行,才能做到有条不紊,高效有序。办公室工作的核心职能是辅助决策,要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向,抓住决策前的调查研究,决策中的对策建议,决策后的宣传、督查、反馈等主要环节来设计流程,使各项工作均依流程运行。
为确保办公室各项工作有章可循,规范有序,办公室必须建立一套科学的规章制度,将办公室各项工作及办公室人员的行为纳入管理规范之中,以条文的形式加以明确,从而建立办公室工作
“法治”秩序。要对现行制度进行认真清理,保留合理的,补充必要的,废止过时的,形成完善、管用、有效的制度体系。
3、要根据办公室工作职能和流程,科学设置工作岗位,制订详