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系统的时间管理分析
管理人员应当作出时间研究,记录一段时间的使用,优化和处理这段时间的活动,并进行归纳分类,以便确定时间到底是如何耗用的。
    1. 编辑记录。由于常常有预期不到的事情和活动干扰,管理人员要从中挣扎出来,抢回“有用的时间”,可采用日记法:把每天要做的事用笔记或计算机排列出来,进行编辑分类,将该日的事情进行拷贝和粘贴,并区别事情的轻重缓急,采用确定事情目标——进行行动编码(优先级编辑)——确定问题任务——安排时间段落的方式,形成日程表,逐步完成任务。周记表、月记表按同样的方式制成。
    。管理人员应当回顾一天(周)的时间记录册,总结当日(周)的时间耗费情况和任务完成情况。特别要注意识别哪些事情在执行过程中易受干扰,程度如何,哪些事情可缩短时间,哪些活动需要花费较多时间等等,这样,可掌握时间利用对提高劳动生产率的效果。
    (三)系统的时间管理分析
    在记录了自己的时间耗用状况后,管理人员还必须着手分析时间耗用的有关问题,将“非生产和服务性”的和“浪费时间”的活动找出来。首先,要找出哪些事情根本不必做,哪些事情应尽量避免时间浪费,哪些事情对成果并无多大益处。管理人员应从对组织、对他人和对相关组织都有利的角度来综合审度事情,敢于说“不”,对那些无太大意义的事,如:应邀讲演,参加宴会、担任委员、出席会议等活动应尽量回避。其次,管理人员要养成好的时间利用****惯,对的确重要的事、自己希望做的事和已经承诺过的事要争取做好,将不必自己亲自处理的事授权下属和其他人员来做。最后,管理人员还必须分析自己是否也在浪费别人的时间。尤其对于下属和员工,要充分发挥他们的时间利用效果,不要轻易打扰他们的工作,公私事情要分明,决不能将私事交给下属来做。同时,要尽量让员工们一次性完成一件事情,不要中断他们现
在的工作而让他们为自己做事。
    三、有效时间管理的策略
    管理人员一旦诊断了自己的时间,他们就会总结时间产生的压力,进一步改进时间管理****惯,从而消除时间浪费,作出有效时间管理的决策。
    (一)消除时间浪费的途径
    1. 找出由于缺乏制度或缺乏远见而产生的时间浪费因素。酒店组织如果缺乏制度,不能以制度管人,往往会导致员工疏忽和忙乱,甚至产生钻组织空子的现象,没有激励机制,就不能充分发挥员工的主观能动性,造成员工的拖拉和懒散,这不仅浪费时间,也会导致服务水平的大幅度下降。同时,管理人员如缺乏远见和目标,常常
产生盲目和跟从行为,找不到组织的定位,形成内部的混乱局面和来自于外部竞争的
压力,使组织无所适从。
    2. 人员过多,也会造成时间浪费。人员过多,就难免彼此侵犯、相互冲突,产生人群关系问题和做事相互推诿的现象,这需要管理人员花费大量时间处理这些人事磨擦和纠纷,协调他们工作中的争执与矛盾。所谓“人少不经济,人多也不经济”便是如此。
    3. 组织不健全,也可能导致时间的浪费。组织不健全,表示职位结构不合理、单位设置不当,这也可能产生部门间的扯皮、推责任和互不合作等现象,上层管理者下达的任务往往没法落实,职责分工不明确而造成信息不能正确、及时传达。这些问题,需要高层管理人员花费大量时间采用开会或个人交谈等方式来协调处理,十分浪费时间。
    (二)改进时问管理的****惯