办公用品采购与申领管理制度.doc

办公用品管理制度
第一章、总则
第一条、为进一步规公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序和行为,提高办公用品使用效率和工作效率,做到管理有序、责任明确、节俭节约、避免浪费,结合公司实际情况,特制定本制度。
第二条、本制度的归口管理部门为综合部。
第三条、本制度的适用范围:公司各部门。
第二章、办公用品的分类
第四条、办公用品按使用性质及采购价格分为低值易耗品和耐用高值品两类。
1、低值易耗品:主要指签字笔、碳素笔、白板笔、记号笔、铅笔、圆珠笔、固体胶、胶带、剪刀、各类纸张、笔记本、印泥、文件夹、复写纸、档案袋、文件盒、燕尾夹、大头针、回形针、线插板、钉书器、计算器、电话机等容易损耗的日常办公用品。
2、耐用高值品:主要指电脑、打印机、复印机、空调、照相机、投影仪、文件柜、办公桌椅、U盘、移动硬盘等相对价值较高且耐用的办公用品。
第三章、办公用品的管理规定
第五条、办公用品的采购
1、低值易耗品的采购
(1)每月25日前各部门向后勤部报送下月办公用品需求计划。
(2)每月28日前后勤部汇总各部门办公用品需求,结合办公用品库存情况,完成公司《办公用品采购申请单》,经相关领导进行签批后进行采购。
2、耐用高值品的采购
购买耐用高值品、非常用或专属办公用品时,由申购部门填写《固定资产采购申请单》,由部门负责人、后勤部负责人、分管领导、总经理审批同意后,交由后勤部予以采购。如专业化较强的物品,可由部门与后勤部共同完成采购。
3、采购费用支付
对一次性采购数量多、金额较大需要签订合同的,按照合同约定的结算方式进行结算。金额数额较小的零星采购,采购人员可凭审批后的《采购申请单》到财务部借支现金,进行采购。
4、供应商的管理
后勤部应做好供应商的建档工作,编制出常用办公用品的价格表,把握好办公用品的价格行情,做好供应商的比较、甄选工作,尽最大可能控制好办公用品的采购成本。
5、常用办公用品至少应保持三十天的安全使用库存。
6、后勤部要加强对办公用品采购、保管、发放的监督和管理,如发现采购人员和保管人员有违规行为,视情况轻重给予警告、书面检查、停职、解除劳动合同等处分。
第六条、办公用品的入库
1、采购人员在采购后半日内,凭借《采购申请单》、供方出具的物资清单、发票等到保管人员处办理办公用品入库手续,未经入库不得领用。
2、保管人员办理入库时须核对《采购申请单》、发票与实物是否一致后,方可办理入库手续,填制办公用品入库单。采购经办人、保管人员、后勤部长在入库单上签字确认。
3、保管人员凭入库单登记存货数据和相关账目。
第七条办公用品的保管、申请、领用、使用及管理
1、备用的办公用品由保管人员统一进行封闭保存,并实行每月盘存制。后勤部于每月末后两天进行办公用品的盘存,盘存内容包括库存情况和检查已发放的耐用高值品使用、保管情况,并让相应的责任人签字确认,以确保耐用高值品的使用效率。
2、办公用品的领用
(1)新入职员工办公用品的领用由部门负责人进行。人事专员应提前三天通知部门负责人做好相关准备,准备内容包括:办公桌椅的确定、电脑、电话机及办公用品的领用。
(2)在职人员领用办公用品需填写《办公用品领用申请单》(附件2),易耗低值品由部门负责人、综合部审查批准,耐用高值品的申请由部门负责