mro资材采购业务指南(1).doc

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MRO器材采购业务指南
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第一章总则
第1条(目的)
本指南明确规定了海外法人(以下简称“法人”)所发生的与各种MRO器材购买业务相关的业务标准和工作程序及方法,旨在最大限度地提高工作效率。
第2条(适用范围)
本指南规定了法人在进行MRO器材采购申请、采购、库存管理及货款支付等相关业务时的工作程序。
第3条(用语定义)
MRO(Maintenance Repair Operating)器材
虽然不是进行生产时直接需要的物资,但是使公司得以顺利运转所需的物资,包括除了原材料以外的所有器材,本公司将其分为Spare Parts、一般消耗品和定期消耗品。
(参照附件1-MRO器材品目分类表)
Spare Parts
作为设备维护所需物资,由法人的设备维护部门进行总管。
一般消耗品(非库存管理品目)
根据特定部门的购买申请而进行购买的物资。
定期消耗品(库存管理品目)
有2个以上的部门共同使用,采购部门对总需要量进行统计,事前购买后在MRO共同仓库进行管理,根据部门要求进行出库的物资。
第二章责任与权限
第4条(采购申请主管部门)
采购申请主管部门是决定MRO器材规格和预算的部门,S/P及测量仪由法人设备维护部门,消耗品由法人所有部门负责。
第5条(采购主管部门)
是决定MRO器材价格及购买企业的部门,由法人采购部门负责。
第6条(货款支付主管部门)
根据MRO器材入库凭证向企业支付货款的部门,由法人财会部门负责。
第三章业务程序
第7条(执行审议及P/R作业)
执行审议
. 采购申请负责人应进行以下工作。
了解库存情况
采购申请负责人根据各部门各器材适当库存标准,对于不足部分取得内部批准后申请采购。
起草执行审议书
根据规定样式,起草执行审议书,按照报批规定获得内部批准和管理部门负责人的同意。
但,定期消耗品以“定期消耗品申请书”代替。
在执行审议书上必须写明产品名称、规格、数量、品牌、预算金额,如为新购买产品,要附上产品说明书和用途说明书。
对于采购部门要求增加预算的在修改了执行审议书上的金额后重新报批并取得同意。
采购申请
在执行审议书上追加记录获审批者批准的P/R号码后,将执行审议书全部复印,交给采购负责人。
在申请部门管理台帐上进行登记
对于被通知采购的采购件一定要在管理台帐上进行登记,在从仓库领收之前一并管理。
. 申请部门审批者应进行以下工作。
审批执行审议
在批准执行审议(以下包括“定期消耗品申请书”)前一定要先了解申请购买的器材的现况,确认是否适当后再进行批准。
管理部门负责人应进行以下工作。
对执行审议进行协议
对于已由申请部门审批者批准的执行审议书,确认审议书上预算的适当性,决定是否给予批准,进行协议。
. 紧急申请
由于发生紧急情况,不可能按正常步骤起草执行审议书时,必须由申请部门审批者向采购部门审批者进行通报,在达成口头协议后再进行采购,并在第二天内填写执行审议书并报批法人长批准后,向采购部门通报。
. 文件保存期限
执行审议书及附件需保存5年。
2. P/R作业
. 申请负责人应进行以下工作。
确认器材编码并进行申请
执行审议书获得批准后,根据产品规格,在SAP R/3中确认是否存在该器材的编码。
如果不存在,通过MRO编码赋予系统(SPARE PARTS为PIMS,消耗品为BCS),申请新编码。
(必须输入事项:产品名称、规格、数量、单位、品牌)
生成P/R
申请负责人利用该产品的编码在SAP R/3填写P/R。
* P/R管理项目
i) 非库存品目(在处理GR时GI也同时进行的品目)
消耗性:ount assignment category中指定为“K”
成本中心选择与申请者所在部门相关的内容。
资产性/投资性: ount assignment category中指定为“A,M”。
通过事前生成资产号码,进行部门资产登记。
ii) 库存品目(GR与GI分别进行的品目)
消耗性、资产性/投资性:指定为MRO器材用Storage Location。
iii) 共同输入事项
预算:获得批准和已达成协议的执行审议书上的预算金额
Plant:申请者所属部门Plant
申请者:按照“申请者姓名(内线电话)”形式输入。
iv) P/R按照采购部门制定的各器材采购负责人所属采购小组分类填写。
采购部门要求增加预算的采购件也必须以被批准的价格对P/R进行修改后再执行。
. 申请部门审批者应进行以下工作。
1) 批准P/R
确认是否与执行审议书的内容一致后,在SAP R/3进行批准。