公司接待策划方案.doc

关于银河电器公司来访的接待
策
划
书
文秘见****第二小组
二零一三年六月二十三日
目录|contents
一、接待准备………………………………………………………………………3
二、接待日程安排及人员…………………………………………………5
三、接待后期工作………………………………………………………………14
四、经费预算………………………………………………………………………14
银河电器公司将于2013年 8月6日上午在总经理王强的带领下一行7人来我公司进行为期3天的访问,主要是为加强进一步的了解。为了促进银河电器公司和我公司的进一步合作,树立良好公司形象,以及促进我公司又好又快的发展,公司各部门员工必须重视此次的接待工作,做好全方位的准备。为此特别精心安排与制定了本次商务接待方案。
★一、接待准备★
(一)接待信息:
:银河电器公司总经理一行7人
:2013年8月6日—8月8日
:接机地点—扬州泰州机场;
送机地点—南京禄口机场;
下榻酒店—京华大酒店
参观地点:(1)公司总部;(2)公司厂区
:对等接待
:热情友好;细致周到;礼仪适度
:接待部总负责,办公室、公关部、后勤部协同工作(人员详情分配见附表1)
(二)接待前期准备:
。
a银河电器公司的基本信息,未来发展态势,及公司主要领导人对此次合作的意向态度;
b 银河电器公司来访人员基本情况(详情见附表2);
c过去来访情况;
d 抵达时间和交通工具;
e来访期间天气状况;(负责部门:接待部)
,是否需要预定机票,若需要,根据所要求的时间和地点来定;(负责部门:办公室)
。提前预定房间;(负责部门:接待部)
。七座商务车一辆,商务小轿车一辆,同时保证车辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从主接待人员协调安排,统一调度;(负责部门:办公室)
。参观人员到达前5-10分钟,提醒相关人员做好迎宾工作;(负责部门:公关部)
,并下发至与会人员;(负责部门:办公室)
。准备会议室花卉、水果、茶水、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,安排摄影摄像等;(负责部门:办公室、后勤部)
。欢迎词,欢送词,公司宣传材料,会议洽谈资料;(负责部门:办公室)
,游览大运河和瘦西湖事宜。(负责部门:办公室、接待部)

附表:
1、接待工作任务分配
部门
人员
事项
接待部
李燕、
提前预订酒店,协助来宾办理酒店入住手续
王媛、吴华、许安、钱梅
宴席(迎接宾客、菜单确定、环境检查、费用清付)
李虹
来宾信息搜集,提前约定足艺时间、人数
公关部
孙晓阳、郑关杰
公司迎宾
杨洋
联系厂区协调参观事宜
办公室
张俊雅、郭璟、蔡庆
制发会议通知及会议议程、总结会议纪要,会场布置,会议物品准备,会间服务
孙绍
摄影摄像
王淼
车辆协调安排
丁彩桦(秘书)
接送机、大厅集合、景点游览(门票购买、导游联系)
后勤部
钱洁连、蒋亚蕾
物品采购办理
2、来访人员详细信息及安排
姓名
职务
年龄
性别
房号
禁忌
王强
总经理
42
男
1606
不喜甜食
刘蓉
总经理秘书
29
女
1610
刘明远
副总经理
37
男
1604
书法
朱敏翰
市场部经理
35
男
1516
赵文涛
研发部经理
36
男
1516
李玮铭
市场部经理助理
32
男
1518
孙坚
研发部经理助理
30
男
1518
二、接待日程安排及人员★
(一)日程安排表
接待日程安排及人员
日期
时间
内容
地点
陪同人员
负责人
8月6日
8:20
接机
扬泰机场
徐副总经理、秘书
接待部部长
10: 00—11: 20
入住
京华大酒店
11: 30—13:00
午宴
京华大酒店一楼牡丹厅
总经理、徐副总、市场部经理,研发部经理,秘书
13:00—14:30
午休
酒店房间
14:40
集合
酒店大厅
秘书
15: 00—17:00
参观公司
光明公司总部
徐副总、公关部人员、秘书
公关部部长
18:00—20:00
晚宴
京华大酒店5楼晚宴厅
总经理、徐副总、秘书、各部门经理及优秀代表
接待部部长
20:20—21:30
足疗
扬州陆琴脚艺
徐副总、市场部经理、研发部经理

8月7日
8:0