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四象限法则
究竟什么占据了人们的时间?
这是一个经常令人困惑的问题。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:
既紧急又重要
重要但不紧急
紧急但不重要
既不紧急也不重要
这就是关于时间管理的“四象限法则”。
危机
紧急的问题
有限期的任务、会议
准备事项
干扰,一些电话
一些信件、报告
许多紧急事件
许多凑热闹的活动
准备事项
预防工作
价值观的澄清
计划
关系的建立、真正休闲充电
忙碌的工作
一些电话
浪费时间的事情
无关紧要的事情
看太多的电视
紧急
不紧急
重要
不重要
I
II
III
IV
重要观念
应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。
在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。因此,应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。
重要观念
要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约,自己的时间才不会被别人所占据,从而有效地开展工作。
界限
如果把要做的事情按照
紧急
不紧急
重要
不重要
排列组合分成四个象限,这四个象限的划分有利于我们对时间进行深刻的认识及有效的管理。
界限
第一象限
这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。它表现为重大项目的谈判,重要的会议工作等。
界限
第二象限
这二象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。
界限
【案例】
界限
案例分析
未雨绸缪是对第二象限事件管理的形象描述。生活工作中好多重要的工作,都需要在事件出现之前做好准备,这就是制定计划的原因。
制定计划的目的是把那些重要而不紧急的事情,按部就班地高效完成。因此要学会怎么样制定计划,怎么样做准备。计划、准备、学****培训等事情都是重要的预防或者是重要的储备工作。
界限
第三象限
第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间。