销售人员出差管理办法.doc

一、目的
为使公司员工出差管理有序,特制定本规定。
二、范围
各大区销售人员及大区主管
三、形式
1、当日出差:出差当日可返回者;
2、远途出差:出差必须在外住宿者。
四、出差申请
销售人员出差前应提报出差申请,申请中须明确出差行程、目的及预期达到的效果;具体内容包括:
1)、出差线路、日程
2)、所拜访的客户及拜访目的
3)、所需完成的任务(新店开业、培训;重大客诉问题;客户需要特殊支持或协助;促销及新品推广等活动协助)
2、原则上本市以外出差人员需预先提报出差申请,如未按规定提报者,财务部除不为其办理借支事宜外,出差结束后亦不得为其办理任何费用报销;
3、出差申请的提报:出差人员根据工作需要,通过OA提报出差申请(内容需写明出差目的、行程安排、所需完成任务、费用预算等内容)。参加各类展会也属出差性质;
4、出差申请的审核:出差人员直属大区主管对出差申请的审核负主要责任;
5、费用预算1000元以下的出差行次,大区经理审批即可;费用预算超过1000元的出差行次,总(副)经理有最终审批权(核准);
6、各级主管对出差申请进行审批时,除须对申请人员所填具之出差目的及时间安排进行审核外,还应对其所提出的出差费用预算进行合理性测算;
7、未经批准出差的,不予报销差旅费,同时计旷工;
8、出差费用的借支:需借支的出差人员依据审批后的出差申请向财务部门支取出差费用。财务部门收到经核签的出差申请时,需再对出差费用预算进行合理性测算,若认为合理则给以办理借支,若认为有不合理之处,可与申请人进行沟通,沟通后如未获共识则交付总(副)经理进行裁决。
9、出差途中因病,或遇意外灾害,或因工作实际,需要延长时间,必须电话请示,并获批准。
五、出差费用的报销
1、销售人员出差期间原则上需及时通过公司“分销系统”填写《业务工作周报告》,用以记录、分析、汇报出差期间的工作;出差结束后,及时对整个出差过程进行总结,以《出差报告》的形式,通过OA进行提报;
2、销售人员出差人员返回后均需提报《出差报告》,出差报告中需将本次出差的任务完成情况,同时该报告也是出差费用报销的依据之一;
3、出差费用的审核:出差人员需于出差返回三日内向财务部门提报经部门主管(或其指定代理人)签核的该行次《出差费用报销单》(包含或另表说明行程安排),财务部门依据相关财务规定进行初次审核,同时还需对费用支出的合理性进行审核。如未按规定期限提报者,财务部直接于最近期发放工资时扣减该员所预支之金额,且于日后报销时,按报销单所填金额90%予以报销。
4、出差报告的提报:出差人员需于出差返回一周内,提报本行次出差报告(包括出差目的达成情况、费用支出情况说明等内容);
5、出差报告的审核及审批:流程同出差申请;
6、出差费用的核销:出差报告获批后,出差人员需于三日内与财务部门根据出差报告的批示情况,及公司相关规定,办理相关出差费用的核销。
7、销售部门各驻外办事处业务人员,除财务审核环节外,在办事处内部需严格按前述内容执行,但与总部财务部门核销时,根据实际情况或根据财务部门的要求进行核销,并以财务部门的为准。
8、为强化出差费用管控及提升远途出差(本市以外)成本效益,远途出差人员在填具《出差费用报销单》,必须与相对应的《出差申请》上所载明的预算金额相接近,如高于预算