项目7 应用软件Word 2003操作技术.ppt

批量制作《家长通知书》
模块3 应用软件Word 2003操作技术
教学目标
教学内容
操作步骤
知识技能点
退出
训练任务
考核与评价
教学目标
了解邮件合并中的相关概念
掌握邮件合并的一般方法与步骤。
学会应用邮件合并生成批量文档,解决实际应用中的问题。如全校学生毕业证的打印、各类奖状、期末学生成绩单等。
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教学内容
完成如下《家长通知书》的制作:
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操作步骤
步骤1:启动Word 2003,新建“《家长通知书》”文档(主文档),输入相关内容,如下所示:保存在桌面,以备使用。
步骤2:预先将数据源如Word表格(ess)准备好,将“”放置在桌面,以备使用。
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步骤3:打开在桌面的“《家长通知书》”文档。
(1)选择【工具】菜单中的【信函与邮件】命令,在弹出的子菜单中选择【邮件合并】。
(2)弹出【邮件合并】任务窗格。在其中选择要制作的文档类型为【信函】。
步骤4:单击【下一步:正在启动文档】选项,【合并邮件】在其中选择【使用当前文档】。
步骤5:单击【下一步:选择收件人】选项,在任务窗格中选择【使用现有列表】单选框,窗格上出现【浏览】选项,单击【浏览】选项。
单击【我的数据源】对话框,定位至桌面数据源的存放位置,选中“”并打开。
弹出【邮件合并收件人】对话框,这和前面两个任务的情形是类似的,在这里可以指定参与邮件合并的记录,选择【全选】,【确定】,返回Word编辑窗口。
步骤6:单击【下一步:撰写信函】选项,进入到信函撰写步骤。这个步骤是邮件合并的核心,将完成把数据源中的相当字段插入到主文档中的相当位置。
先选中主文档中的“尊敬的同学家长”,接着单击任务窗格中的【其它项目】链接,打开【插入合并域】对话框,【数据库域】单选框被默认选中,【插入合并域】下方的列表中出现了数据源表格中的字段。选中“姓名”,单击【插入】按钮后,数据源中该字段就合并到了主文档中。
用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置,可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来,以便和文档中的普通内容相区别。