合同评审控制程序.doc

目的:通过对顾客订单要求进行识别和评审,以确定顾客要求已经得到明确并评估本公司是否可以满足顾客要求,避免交付不及时和影响顾客满意度。
范围:本程序适用于本公司的顾客订单要求的识别和评审。
职责:
,负责识别订单类型并根据订单类型组织相关部门进行评审,并将评审结论反馈给顾客,负责顾客订单的管理和归档;
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、技术部、质量部、采购部等部门负责协助市场部进行订单评审。
定义:
:本公司以前生产过的常规产品并且需求时间在本公司备货周期内的订单;
:超过公司备货周期的常规产品订单或以前公司没有生产过的新产品订单,以及和以往常规产品要求不一样的订单。
工作程序
输入
工作流程
输出
工作说明
职责
使用记录
顾客传真订单
E-mail订单
电话订单
口头订单
试制订单
顾客订单接收
订单接收登记表
市场部人员在接到顾客的传真、E-mail,电话或口头的订货要求时,需将订单登记到《订单接收登记表》中,对于没有形成书面信息的口头电话订单,需记录于《口头/电话订单记录表》中,并发回顾客确认,以确保顾客要求准确无误。
订单登记时需进行订单唯一性编号,若顾客订单有顾客编号,需在《订单接收登记表》中注明顾客订单编号和公司订单编号。
当其他部门接到顾客的要货或新产品开发要求时,须在
市场部
各部门
订单接收登记表
口头/电话订单记录表
8小时内将信息传递给市场部登记。
订单接收登记表
常规产品清单
产品备货周期表
订单分类
分类结果
市场部将顾客订单与顾客确认并登记后,根据公司的《常规产品清单》和《产品备货周期表》将订单进行分类识别,以决定订单评审范围和评审方式;
公司根据订单订货产品、数量、交付时间的不同,把订单分成常规订单和特殊订单两类。
市场部
订单接收登记表
顾客订单
口头/电话订单记录表
订单分类结果
产能表
产品库存报表
订单评审
评审结果
根据订单的分类结果,由市场部选择下列三种方式之一进行评审:
单独评审:对于常规订单(包括常规产品口头电话订单),市场部在获得一定的背景资料(如生产部的产能表,仓库的库存报表等)情况下,可由经授权的人员进行单独评审,单独评审时只需在合同上签字即可;
会签评审:对于超出公司备货周期常规产品的特殊订单,市场部须将订单通过生产部、质量部和采购部以会签形式进行评审,评审结果记录于《合同评审表》中(公司目前基本使用这种评审方式);
会议评审:对于非常规产品或与以前常规产品要求不一样的特殊订单(包括口头订单),市场部须组织技术部、生产部、采购部、开发部和财务部通过会议讨论形式进行评审,并在《合同评审表》上签署意见,最后提交总经理审批。审批后按《产品质量先期策划控制程序》进行开发或改进策划;
无论采用何种评审方式,评审结果必须形成结论,结论必须写在顾客订单上或评审表的相应栏位上;订单评审结论一般有三种:A可以执行(不需进行任何修订而满足订单要求);B需要调整(需要进行内部调整可以满足订单要求);C不能执行(合同若不经修订则公司无法达到订单