《经费管理系统》PPT课件.ppt

网络中心经费管理系统内容提要业务描述系统分析系统设计系统实现业务描述----系统可行性由于计算机信息网络中心在哈尔滨工业大学和黑龙江省的信息化建设中承担着重要作用,在进行信息化建设中,在进行教学和科研时,需要大量地购买信息产品,如计算机,网线,计算机软件等设备,因此需要对网络中心的经费进行统筹管理。以前,哈工大网络中心的经费的审批和划拨都是通过手工来进行,效率比较低;而且,由于网络中心的领导经常出差洽谈业务,需要报销经费的工作人员经常找不到主管人,即使主管在外地知道有单位工作人员申请资金,主管人也同意,但是资金申请却由于没有主管的签字而不能划拨,造成网络中心运转的低效率,这对于承担着重大职能的网络中心来讲是很不方便的;而且,高级主管在掌握资金的使用和流动状况方面也很不及时,造成无法有效地控制资金运作。因此,为了更好地控制网络中心的各项经费管理,提高工作效率,网络中心认为很有必要开发一套经费管理信息系统。使哈工大网络中心的资金申请和审批流程由原来的手工处理方式转变为计算机处理方式,使用计算机来辅助管理,提高管理水平和业务工作效率。业务描述----原始业务描述网络中心原始的经费管理流程如下所述:(1)经费主管人员掌握各个工程项目的总预算金额及余额。(2)网络中心的工作人员在发生一笔日常费用的之后,将会把费用的报销凭证提交给某一位指定的经费主管人员。此主管人员认定此费用属于合理的费用后,会在报销凭证背面签字。同时,经费主管人员查询现有工程项目的余额,决定该项费用从哪个工程项目的余额里出并将工程项目名称写到发票背面。(3)工作人员拿着签了字的报销凭证,到财务主管人员处报销。财务人员会请示高级主管,经同意后,财务主管人员记录报销凭证背面所写的批准划拨资金的工程项目及报销人、批准人、批准金额,在相应的工程项目账户中减去相应的费用,到学校财务处用相应的经费本报账后发给工作人员相应的资金。业务描述----业务流程再造(1)经过分析发现原来的业务流程已经不适合业务的发展和信息系统的使用,遂将业务流程进行改造,经过业务流程再造后的经费审批流程如下所述:(1)经费主管人员负责控制各个工程项目的总预算金额及余额。(2)网络中心的工作人员在发生一笔日常费用的之后,登录经费管理系统,将费用的报销凭证编号、要报销金额、和报销费用的用途提交给在线的经费管理系统,然后在该系统中选择指定的经费主管人员,由系统自动通知该主管人员。(3)该主管人员收到系统的通知后,登录该系统,阅览报销凭证,对该费用进行审核,确认其属于合理的费用后,对之进行批准。同时,该主管人员在线查询现有工程项目的余额,决定该项费用从哪个工程项目的余额里出,并将工程项目名称与该费用关联起来。如果该主管人员无法决定该项费用的出处或自己可审批的额度不足,则不处理该项费用,将该项费用的审批留给高级主管人员来决定。在主管人员阅览过该项费用之后,系统会将该项费用的明细和主管人员的处理结果通知高级主管。业务描述----业务流程再造(2)(4)高级主管阅览审批过程与一般主管人员类似。通过高级主管审批的费用项目将最终保存在系统中,并由系统将审批结果通知申报费用人员和财务人员。(5)财务人员得到系统通知后,登录该系统,查询报销请求详情,在核实批准划拨资金的工程项目及报销人、批准人、批准金额后,在相应的工程项目账户中减去相应的费用,并发给工作人员的财务账户相应的资金,或以支票的形式邮寄给工作人员。(6)财务主管人直接向系统录入已审批报销的单据(可替代上述四步)。员工(申请人)初级主管会计人员高级主管系统分析----业务流程分析申请人:添加资金申请表,是资金审批流程的起点初级主管:负责小额资金的直接审批和大额资金的初级审批高级主管:负责大额资金的审批业务,具有审批的最高权限会计人员:当审批流程结束后负责拨付审批资金业务流程:用活动图描述,该图是对前面再造流程的描述,可对照前面的流程查看该图活动图用于描述复杂的交互流程,适于有分支判断的情况系统分析----用户角色分析系统用户分析:用用例图(UseCase图)表述用例图用于需求分析表述各个功能模块间的交互关系,也可用来表示系统用户的关系系统设计----数据库设计(1)数据库ER图:用类图描述类图用于描述系统使用的类之间的关系一个帐号(accounts)对应多个子帐号(ounts),一个用户(userInfo)可提出多个资金申请(expenseSheet),每个申请对应多个申请明细(expenseSheetDetail)和资金给付记录(expenseFlow),每个类的解释可以参看下一页的表系统设计----数据库设计(2)ounts子账号表expenseSheet资金申请表expenseSheetDetail资金申请详表expenseFlow资金流入表userInfo用户信