OA办公自动化核心理念.docx

OA,办公自动化,OA是OfficeAutomation的简写,是现代利用电脑进行全自动的办公,目的是提高效率。OA也是OfficeAction(审定通知程序,审定通知行为)的缩写,是国家知识产权的审查意见书的英文翻译。一、OA概念1、OA基本概念weaver代表性的OA系统体系架构图[1]OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴,如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售,库存管理,生产计划,器材需求,技术管理,质量管理,成本、财务计算、劳资、人事管理……等等,那么这些都是日常办公工作的处理范围。但是我们发现OA承载过多,那到底办公自动化应该包含那些内容: 广义讲,对于提高我们日常工作效率的软硬件系统,包括打印机、复印机以及办公软件都是可以成为OA系统。狭义上讲,OA系统是处理公司内部的事务性工作,辅助管理,提高办公效率和管理手段的系统。2、协同OA定义协同办公(OA)/技术,以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户”为窗口,使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。在基础OA的应用上,可供企事业机构自行灵活定义符合自身需求的管理工作流程、知识目录架构、信息门户框架,以更便捷、更简单、更灵活、更开放的满足日常OA办公需求。3、协同管理定义在协同OA的应用基础之上,以增强型的工作流为引擎、融合知识管理套件、并加入更广泛的日常业务工作管理包括客户资源的管理等,最主要的三个方面就是要实现信息的协同、业务的协同和资源的协同,企业的各种资源,包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素,协同管理将这些资源整合在统一的平台上。总结而言,协同管理的本质就是打破资源(人、财、物、信息、流程等)之间的各种壁垒和边界,使它们为共同的目标而进行协调的运作,通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标。二、OA与落地式咨询用好OA软件的两种标准现实中关于什么是用好了OA软件,有两种标准。其一是实施验收成功标准,指的是厂商在客户那成功完成了软件项目的实施验收,收到了项目尾款。各个软件厂商市场宣传时所说的“客户数量”就是以此为标准的。其二是客户真正将软件推广及深化应用成功,该类客户往往都是软件厂商的标杆客户。这两种标准差异很大,所以造成了各个厂商的客户数很多,但标杆客户很少。软件项目的四个阶段 OA管理分四个阶段:OA选型、OA实施、OA推广、OA深化应用。之所以出现两种标准的巨大差异,原因在于厂商和客户都只重视和关注了软件管理的前两个阶段,而忽略了后两个阶段。前两个阶段(软件选型、软件实施)是软件厂商能协助或者提供的服务;后两个阶段(软件推广、软件深化应用)不属于软件生产范畴,而属于管理咨询范畴,是软件厂商并不擅长的,也不应该是软件厂商的责任,而是落地式咨询的内容。软件推广案例案例背景: 落地堂某杭州集团企业客户,软件项目得到总裁高度重视,但项目初期推广依然艰难,两千多员工上线量却不足一百,每天的平均上线时间不足2小时。集团会议讨论,准备高压强制推行,却遇到极大阻力,效果不佳。落地式咨询策略: 经过与落地堂的深入交流,集团总裁决定采用落地堂的建议,暂时收回强压政策,并于某周二早上,总裁亲自在软件上发表一则公告:凡见此公告者,均可于今日下班前,到财务部领取2000元奖金。由于上线率太低,当日真正领到奖金的只有5人。不过,第二天,有关这则公告的事情却迅速在整个集团传开,而且软件上线率一下子得到飞跃性增长。落地堂点评: 软件推广过程中,单纯的强压策略最多只能起到短期表面效应,却很容易让人们产生抵触心理。从长远的角度看,软件推广需要的是培养人们对软件的好感,并引导人们产生上线的****惯,所以,适当的策划一些激励性质的事件是一种行之有效的手段。三、OA由来和发展历程基本界定OA系统以后,我们再回顾一下OA系统在我国的发展脉络。(下文如果非特指,办公自动化即指狭义的OA系统)。 1、中国的OA系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响,政府对企业的管理除了依靠法律、法规之外,还有大量的行政指令和指示。企业在进行许多决策的时候,也经常需要向主管的政府部门请示汇报。另外,当时的政府官员和企业领导经常是你来我往难以分辨,并且存在着比较严格的对应关系,即企业领导和政府官员行政级别挂钩,因此在企业应用红头文件就比较自然。此时的OA系统的特点:以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统,其实办公就是办文。 2、随着企业的介入,OA软件也有一定的发展,加入了很多企业的特性,例如,OA现在强调的知识管理,强