01文件控制程序.doc

目的:为了对文件的编制、审批、发放、更改、回收和销毁进行统一管理,防止不适用或作废文件等混用,从而保证文件的符合性、适宜性和有效性。适用范围:适用于本公司质量体系文件、技术文件及行政等文件的控制。术语和定义::质量手册、程序文件、体系报告等与质量管理有关的各类文件。:图纸、技术标准及作业指导书等与技术相关的各类文件。:各职能部门制定的管理制度/办法、操作规程及控制流程等管理文件。:指来自顾客或供方的标准、图样、验收准则、设备附带资料或相关的法律法规文件以及与产品有关的标准和规范等。工作流程:担当部门流程图内容说明记录表单编写人员文件编制文件的编制需求来源于管理的需要,通常由需要的部门或职能部门或公司领导指定的人员负责编写。文件分为质量体系、环境体系、行政体系、技术体系4大类,同时又各自分为第一、二、三、四层次,甚至更多,按实际需要决定。文件编写要充分调研了解公司的实际运作和文化****惯,并在草稿完成后召集相关人员讨论定稿。编写人员文件编号文件编写前,要遵守公司文件的编号原则进行,向文控员索取号码(新物料编码申请单),以避免文件的混乱,便于识别和查找。具体编号原则见附录一。新物料编码申请单文控员文控员对公司各类文件的编号统一管理,分类编定目录。对于自己分发的文件,若发现编号对不上,应要求编写者重新编号。编写人员文件批准文件定稿后,要呈报相关人员批准后才能下发执行。批准权限为:技术类文件由技术副总批准,行政类文件由常务副总批准,质量体系和环境体系文件由管理者代表批准,质量手册、环境手册、员工手册和重大人事任命、薪酬福利制度等由总经理批准。其他不明确的讨论后决定《文件编制签署一览表》,附《文件编制签署一览表》。编写人员文件发放文件发放时,必须填写《文件发放申请单》,确定发放范围,并经文件归口部门批准后,交资讯中心文控员发放。同时将电子文档一同交给文控员,否则,文控员有权拒绝发放。《文件发放申请单》文控员所有的工艺性文件在发放时,要盖上受控印章。要让文件接收人员在《文件收发登记表》上签字。若有旧版文件需回收,需在回收签署栏中备注是否回收。《文件收发登记表》编写人员文件修改当文件需要修改时,由原文件编制部门或修改提出部门会同原文件编制部门组织相关职能部门对涉及修改的内容进行讨论,意见统一后,由修改部门填写《文件更改申请单》,经原批准人审批后生效。《文件更改申请单》文控员修改后的文件发放按原文件发放范围和方式进行,并在回收签署栏中备注是否回收旧版文件。使用部门文件日常管理各部门所有文件必须建立收取目录清单,在收取文件时填写到本部门的《文件收发登记表》中。文件存放环境应防火防潮,以防损坏和变质,磁盘或刻录盘的保存应能防止损坏或电磁干扰。所有列入目录的文件必须在资讯中心予以备份保存,同时保存一份电子版本。《文件收发登记表》《文件借阅登记表》向资讯中心借阅文件时,必须在《文件借阅登记表》上进行登记,借阅者不得在文件/资料上涂改。当文件受损或丢失时,由责任部门填写《文件发放申请单》,经原文件批准人员批准后文控中心补发,并注明是补发。文控员文件作废文件不适用时,经编制部门申请,原批准人同意作废后,由资讯中心文控员收回,集中销毁。对于有参考价值的文件,虽然作废,但在盖上“作废保留”章后可以不销毁。《失效文件处理单》外来