(第四部分项目计划与控制上)2.ppt

第四部分项目计划与控制上海财经大学公共经济与管理学院上海财经大学公共经济与管理学院上海财经大学公共经济与管理学院如果项目是向外部顾客交付某种产品或服务,除了没有顾客同意不能改变规范这一事实外,基本的项目计划制订过程是不变的。这种情况下一个共性的项目计划制定问题是:营销部已经承诺某种交付,但工程部门不知道如何按制造人员可能不能实现的进度计划生产。当向潜在顾客提供最初报价时,如果各职能部门没商参与计划制定过程,通常会发生这种问题。可交付成果在确定时必须小心谨慎,而且必须得到项目队伍和顾客双方的认可,这种重要性怎么强调都不过分。上海财经大学公共经济与管理学院开发阶段听取顾客的意见这种情况比较典型。多职能团队也可以应用于软件的设计和开发过程中。在软件项目中,从项目—开始就让顾客参加到制订软什需求的过程中是极端重要的。顾客经常问诸如“你在使用软件的过程*,能否修改它以使它也能……”的问题。上海财经大学公共经济与管理学院项目计划要素在一个给定—个项目计划中,批准实际上等同—系列授权。项目经理被授权管理各项活动、花钱(通常在预先没定的限额内)、提出资源和人员的配备要求以及启动这项目。高级管理层的批准不仅意味首它愿意提供资金并支持该项目,还昭示组织中的下级单位:他们应该向该项目承诺提供资源。1、概述(Ovewtew)这是有关项目目标和范围的简短总结。它是写给最高管理层的,包括项目目标说明、与企业目标关系的简短说明、项目管理结构的描述以及项目进度计划中的主要里程碑,等等。2、目标。这里包括对概述部分提到的总体目标更详细的陈述。陈述中既宝括技术目标,也包括利润和竞争目标。上海财经大学公共经济与管理学院3、总体方法。此部分描述工作的管理和技术方法。技术讨论部分描述项目与可行技术之间的关系。例如*该部分可能说明该项目是公司某个早期项目的扩建部分。管理方法说明任何与常规程序偏离的部分,例如,使用分包商完成部分工作量。4、合同事项。这个计划的关键部分包括下列事项及其描述:所有的报告要求、顾客提供的资源、联络方式、咨询委员会、项目的审查和取消程序、专有权规定、任何特定的管理协议(如分包的使用),此外还有技术可交付成果及其规范、交付进度以及以上任何变更的具体步骤等。该部分必须要求完整性。如果不能确定是否应包括某—个事项,明智的计划人员会将其纳入计划之中。5、进度计划。该部分叙述各种进度安排并列出所有的里程碑事件。每一项任务都被列出。建成每—项任务的时间估计应从执行这项任务的人员那里获得。项目的主进度计划的制订即以这些输出为基础。负员人或者部门领导应该在最后达成一致的进度计划上签字。上海财经大学公共经济与管理学院6、资源。该部分有两个主要方面。第—·个是预算,针对每项任务详细地列出资本和费用需求*构成项目预算。项目的一次性成本与重复发生成木分开列出。第一个是成本监督和控制程序,除了常规要素外,、测试设备、实验空的使用以及施上、后勤、现场设施和特殊材料等。7、人员。该部分列出项目预期的人员要求*包括特殊技能、所需培训的类型、可能的人员招募问题、人员组成的法律,政策限制以及任何其他特殊要求,如安全手续等(这里的“安全”不仅指国家安全防范的需要*还包括保护商业秘密和研究方向、防范竞争对手的需要)。按照进度计划列出每一阶段人员的时间需求是十分有益的,可以弄清楚何时需要何种不同的贡献者以及需要多少。这些内容都是预算中的重要要素*因此人员、进度刘划和资源部分应该互相核查以确保—致。上海财经大学公共经济与管理学院8、评估方法。每一个顶目都应该按照标准及项目开始时建立的方法进行评估。该部分简短描述监督、收集、储存和评估项目历史的程序。9、潜在问题。有时很难说服计划者认真预测可能出观的困难。以下某个或更多灾难几乎必然要发生:分包商违约、技术失误、罢工、恶劣的天气、灾如其来的突破要求、任务的关键顺序、非常紧迫的期限、资源限制、复杂的协调要求、某些领域授权不充分以及新的、复杂的、个熟悉的任务,等等,唯一的不确定是哪些将会发生及何时发生。实际上,这些灾难发生时间并非是随机的。每个项目中都会出现这种情况:项目的进展取决于分包商、天气、协调、资源可获得性等因素,因此应该在项目早期就制订出处理这些不利的意外情况的计划。某些项目经理对这一部分计划不屑一顾,理由是危机是不可能预测的。而且,他们声称自己是高效的“救火队员”。这种项目经理本人很可能正是一个纵火犯。当前计划不可能解决当前危机,但预先制定计划可能避免一些危机。上海财经大学公共经济与管理学院该基础计划全而制订出来并获得批准后,就发放给所有当事方。这一文档也叫“项目章程”。因为项目章程是项目当事方谈判协商的结果。这种正式的计划制订过程适用于相对大型的、不属于组织的日常操作范畴的项目。