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发票的管理制度
发票作为交易的合法凭证、提货的主要依据,在购销的环节都是最重要有效凭据之一,为保证公司资产的完整,避免产生不必要的损失,必须加强对发票的购买、领用、保管的管理,现制定如下操作规定和管理制度,望相关部门和人员严格执行规范流程和遵守发票管理制度。
费用发票的管理
定义。费用发票指因购入的产品或获取的劳务而取提的发票。
管理规定。
凡购入的产品或获取的劳务必须取得合法的发票,取得的发票根据费用性质粘贴于公司印制的相应报销凭证后。
对于真实、合法、合理但内容不完整、计算有误的发票,应将其退回经办人,由其负责将发票调换后再行报支。
收到真实、合法、合理的发票,但发票金额小于报支金额的,按发票实际金额报支。
收到不真实、不合法的发票,财务必须拒绝报支。
财务将费用凭证和原始发票作为入帐的依据和附件,与记帐凭证装订成册,按规定年限保管。
禁止条例。
对于无法提供合法正确的原始发票的费用,不得报销;对于无法取得发票的,必须经主管部门经理证明,财务管理中心审核后方可报支。
对于无原始凭证的付款凭证(修正分录除外),不得进行帐务处理,即不得虚列支出。
处罚条例。
费用申报人提供虚假发票且造成公司损失的,除全额补偿公司损失外,另处损失金额30%且不低于100元的罚款。
现金出纳不严格保管原始发票,使费用申报人无法进行报销的,由出纳承担该笔费用。
进货发票的管理
定义。指购进商品用于销售而获取的发票(一律为增值税发票),包括进货退货获取的红字发票,在我公司商业类公司进货必须获得增值税发票(手机卡除外)。
管理规定。
收到进货发票必须办理签收手续,公司内部业务员与台帐或结算员间转让进货发票也必须严格进行签收,以明确责任。
代为收取的进货发票应及时转交相应的财务人员,并办理签收手续。
收到进货发票必须进行审核发票的真伪,开具的规范性和准确性,记帐联与抵扣联的一致性,对于有疑问的发票应询问财务人员辩别,对收到的假发票、开具错误、开具不规范和与进货不符的发票应退回,退回发票进也必须做好签收手续。
进货发票的供应商名称应与进货、付款名称一致,对于母子性质的集团供应商必须出具相关证明文件和委托文件(加盖母子公司公章)。
收到发票必须严格保管,在未确认入帐前,保证发票记帐联和抵扣联的完整性。
进货发票是商品所有权转让的证明,是付款的重要依据,进货发票必须及时处理,自开票日起超过三个月的增值税发票自动作废。
财务入帐后,增值税发票的记帐联必须作为相应的记帐凭证附件,一并装订成册,按规定年限保管。
增值税发票入帐后,抵扣联抽下另外整理安全存放,定期交税务专员(或其他指定人员)进行抵扣联录入,每月月末结帐后,税务专员必须核对帐务科目“应交税金/应交增值税/进项税”本月发生额与抵扣联总额是否一致,如有差异,必须找出原因,防止发生抵扣联遗失现象。
抵扣联录入后应按税务规定装订成册,并编号存档并存放指定档案室。
进货增值税发票遗失,必须向分公司财务部副经理(分管核算),并及时与供应商联系,若为电脑打印发票可到税务所进行认证手续,谁遗失谁负责。
禁止条例。
不得根据开具错误、开具不规范、与进货不符的发票进行入帐处理。
不得收取三不符发票(进货、结算、付款供应商名称不一)。
未收到发票不得进行结算帐务处理。
发票未进行结算