公司公文管理规定.doc

公司公文管理规定第一条目的为了使公司公文处理工作规范化、制度化,结合公司的实际情况,特制定本规定。第二条定义是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成各种来往和记录的文本。第三条使用公文的种类公司使用公文的种类有:决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。第四条公文格式从格式上将公司目前的公文分为4类,即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告,各公文格式家具体见附件。1、红头文件适用范围:主要用于印发制度、规定,重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门(直属公司管辖)所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部,公司二级(公司一级部门以下各部门)及以下部门不得印发红头文件。2、内部通告适用范围:主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。3、会议纪要适用范围:主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。4、工作报告适用范围:主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划,提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。第五条处理公文的表格公司处理公文的表格为《公司公文审批表》(见附件),适用于处理各种公文。第六条公文密级公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级,具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。第七条公文处理时限除有专门规定外,公文的处理时限一般为2个工作日,,每个审核、审批环节的时限为1个工作日,紧急公文需即时处理。第八条公文处理程序公文的处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文阅处、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。1、公文签发(1)签发权限:公司董事长、公司总经理、副总经理/总经理助理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通告等公文;各部门相关负责人在规定权限内可以签发以本部门名义发出的公文。(2)签发方式:以公司名义行文的公文,经审签后,盖本公司公章发出,但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。2、公文分送(1)公司主要采用签收、传真、电报、邮递、电子邮件等公文分送方式。一般情况下,分送公文应采取签收方式(对公司机密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送)。采用其它方式分送公文,分送人应做好跟踪、记录工作。(2)收件工作人员应对公文进行信封、文件、文号、秘字等的核定。如其中一项不对口,应立即通知发文机构,并登记出错文件。对封口被撕的公文应拒绝签收。(3)各部门公文经人事行政部审核发现在格式或内容上存在较大错误的,退回原部门重新拟文。(4)相关人员在工作中,应积极、准确、快捷地处理公文事务,并严格遵守公司保密制度,不泄露和透露公司秘密。3、公文阅处公司领导收到公文后,在公文上作出处理意见(签发或批复等)。4、公文反馈与跟踪人事行政部接到公司领导批示后,应尽快将批示件和原件反馈给拟办部门(同时保存批示件的复印件)。5、公文清理、存档和销毁各部门文员或相关工作人员应对收发的公文每周进行一次整理,对有存档价值的公文应按公司档案管理制度的规定向档案管理部门移交。第九条附则1、本制度自颁布之日起执行,由人事行政部负责解释和修改。2、附件:《红头文件模板》、《内部通