论文档一体化管理模式.doc

论文档一体化管理模式.doc:..论文档一体化管理模式郭燕辉(郑州大学科研处河南郑州450001)中图分类号:G271文献标识码:A摘要:文档一体化管理模式有利于改善和保证文件、档案质量,从而实现文件和档案管理工作的现代化。要实现此项工作目标,应加强宣传,提高社会档案意识;加强领导,改文档分散管理为文档统一协调管理体制;建立健全档案法规,拓宽档案部门对文件工作的业务指导;加强档案学教学科研一体化模式,造就一大批年轻复合型人才。关键词:文档一体化管理模式文档一体化管理,就是由统一的文档管理机构从文件和档案工作的全局出发,统筹规划,科学管理,实现文件管理部门由文件形成、收发、登记、编号、存储、检索、利用到档案部门的收集、整理、鉴定、著录、保管、统计、利用等管理的全过程控制。此种工作模式有利于改善和保证文件、档案质量,提高文件和档案管理工作的规范化和标准化。从而实现文件和档案管理工作的现代化。长期以来,由于文件工作和档案工作实行分散管理的工作体制、相关法规不健全及文档工作人员素质参差不齐等原因,直接影响了文档一体化进程的实现,进而造成档案服务于社会工作职能的低下。木文旨在对此问题作探讨,以期对实际工作有所启迪。一、实现文档一体化管理的必要性(一)实行文档一体化管理有助于保证文档质量,确保文档管理、使用的有效衔接文件是原始记录材料。档案是原始文件的转化物,是文件的特殊部分。文件与档案是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现。档案虽是由文件转化来的,但并不是所有的文件都能转化为档案,具有保存价值是文件转化为档案的一个重要条件。国外许多国家的档案法规和档案学论著都认为档案是具有长期或永久价值的文件,我国档案学辞典的解释则认为档案是国家机关、社会组织及个人在社会活动中形成的具有保存价值的历史记录。国内学术界对档案的定义也强调文件和档案相同的本质属性,认为二者都具冇原始记录性。,要把文件管理和档案管理看做一个统一的系统工程,采取统一的工作制度和方法来控制前后各有特点但又互相连续的工作环节和程序。也就是说,要把原来相互独立但又在不少环节上互有影响、联系紧密的两个管理系统,从组织制度到具体工作程序上真正融合在一起。实现文档一体化管理,将彻底改变0前不科学的管理现状,在档案部门的指导下,将档案收集、立卷、整理、鉴定、编0等管理工作纳入文件管理流程环节中进行,不仅可以保证进入档案部门的文件质量,而且还能够减少档案部门的工作程序,避免重复劳动。实现文档管理•一体化,还能够保证形成文件的规范化和标准化,使文件与档案系统管理、使用环节的有效衔接。(二)实现文档一体化管理,必须借助计算机网络技术随着计算机网络技术的运用,办公自动化程度不断提高,无纸办公系统已成为现实,文件产生和传递也随之发生了质的变化。计算机网络系统为电子文件从设计、形成、管理、利用到实行文档一体化管理提供了有力的技术保证。要实现文档一体化管理,必须从文件材料的设计和形成开始纳入计算机管理系统,直至完成文件运转全过程和转变为档案的全流程,使文件处理与档案管理紧密结合起来。实现文档一体化管理所产生的一系列烦琐工作,借助信息化技术都将迎刃而解。目前我国档案部门信息化建设并不乐观,虽然人多数