公文培训材料的课件.ppt

文件资料标准化培训培训人:********日期:2011年11月5日目录公文基础知识培训内容介绍制度基础知识文件归档培训内容公文基础知识公文基础知识公文是是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文定义公文基础知识目前推行应用的文件资料主要包括以下六个类别:(1)企业经营管理基本总则(2)程序性文件资料(3)技术性文件资料(4)管理性制度文件资料(5)流程文件资料(6)记录表单文件资料文件资料类别类别集团办公室是集团公司文件资料总的归口单位,质量管理系统是集团公司技术性文件资料的归口管理单位。文件管理归口公文基础知识公文是有固定格式的文件,在公司内部日常流转的文件类型只有两种:业务便签和红头文件常用文种业务便签:通知、通报、函、请示红头文件:会议纪要、报告、对外发文经常用到的公文种类行文方向文种下行文决定、通知、通报、批复、会议纪要、意见上行文报告、请示平行文函通行文通告1、公文分上行文和下行文,上行文指公司二、三级行政单位对一级行政单位的公文;下行文指公司一级行政单位对二、三级行政单位的公文。2、公司行政性公文要严格按照行政等级行文,杜绝越级行文。3、从集团的层面看二级行政单位指各一级行政单位下设的部门、事业部、中心、办公室等。4、三级行政单位为二级行政单位下设的处、班、组等。5、事业部的发文:一些常规事宜在事业部总经理权限范围内可以不通过本部直接发文,不属于越级发文:如:常温北京事业部可以直接给低温北京事业部发文,不属于越级。注意事项在通知、接洽、报告、请示、等文种中应该注意的情况:1、主送部门要明确2、文头选择要正确3、通知要注意时间的有效性和几个需要注意明确的几个重要点:原因、时间、地点、安排4、标清页数5、红头文件首页不显示页码*报告:向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议,答复上级领导或单位的询问,用“报告”。一般用“特此报告”作结。请示:向上级领导或部门请求指示、批准,用“请示”。一般使用惯用语“妥否,请批示。”作结。报告是陈述性的上行公文,请示是请求性的上行公文。具有隶属关系的上下级单位之间使用注意事项二、平行文(函)函:平行单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题,向主管部门请求批准和答复审批事项,用“函”。一般用特发此函,请复函或此函作结。特点:不相隶属机关间行文在写法上要态度谦和,多用商量的口气,不能强加于人,更不能用指示性的口吻。注意事项