会务工作实务.ppt

会务工作实务
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会前准备
安排会议议题
由会议拟稿者询问各主管有无需要拿到会议上讨论的事项,然后加以安排,最后请领导定夺最终议题。
提名与会人员
什么人应当参加会议,同安排会议议题一样,决定权在领导。做好与会人员提名工作的关键是熟悉各部门的业务和各领导的动向。为了掌握情况,应做到:
多看文件,例如部门的请示报告、业务资料等。
会议工作本身就是熟悉情况的良好机会。会议上有文件,有讨论,有决议,每次不同人参加,会议工作人员由于工作条件可以全部或大都知晓这些情况,只要留心就行了。
请有关部门提供情况。
随时掌握领导的活动情况。
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会议文件的审核与分发
会议文件是一种非正式文件,是正式文件的草稿,是提请会议讨论的客观对象。会议文件包括会议正式文件、会议参考文件、会议阅读文件等。会前能否准备好文件,特别是准备好会议的主要文件,对开好会议有着至关重要的影响。为了确保会议文件的质量,提高会议效率,办公室人员应于会前有关部门报送的会议文件初步审稿,然后向领导提出能否提交会议讨论的意见。
会议文件的分发
办公室人员在会议准备阶段分发文件时候,应按照会议进程,分批分发文件,尽量避免把许多文件堆到一起同时发送,这样有利于与会人员根据会议进程有针对性的阅读文件,提高工作效果。
日常工作会议和一些大中型的文件秘密程度比较高,要按照编号分发。
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会议通知
与会人员提名确定后,要及时发出召开会议的通知。除日常工作外,对大型会议的通知应发书面通知,尽量不用电话或口头通知,因为后者有时候会发生差错。作好会议通知要注意以下几点:
通知的内容要简明。
应先落实会场,后发通知。
会议时间要具体。
会议对象要考虑周详。会议是否需要扩大范围等,在起草会议通知时候都要周密考虑。该参加的,方方面面不要遗漏。切忌把出席范围笼统写成“有关负责同志”,使人不得要领,或在理解上产生歧义。
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会场布置
会场布置也是一门学问。不同的会议,会场布置有不同的形式,要能反映出会议的中心内容。庆祝大会要有办喜事的气氛,但又不可显得庸俗;座谈会会场要显得气氛和谐;报告会会场则一般要简单朴素。
不管大型会议还是小型会议,一般都不使用讲台,报告人在自己的座位上讲话。作为办公室人员,不论布置哪种形式的会场,都必须注意:
代表席要靠拢,一方面表现出和谐的气氛,另一方面也便于讨论问题。
会场是否挂横幅等,应根据会议内容和情况需要,得到领导同意后执行。
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座次排列
在比较大型的会议,可在出席证和签到证上注明座号,或者在会议桌上摆名签,会议工作人员可在现场入场时候做引导。
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会场工作
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签到
签到是与会人员到会时的第一件事情。
与会人员在会议工作人员预先准备好签到本上,签署自己的名字,表示到会。签到的目的是统计到会人数,可以随时知道哪些人缺席以便及时汇报领导。
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引导就座
日常小会议,与会人员一般都有自己的****惯座位。但多数会议需要与会者按照会前安排好的座位或区域就座。
召开大型会议,为了方便与会者尽快就座和保持会场安静,需要采取某种方式引导就座。
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安排大会发言
结合本集团的实际情况,一般在拟稿会议通知时候,就会将需要发言人员、发言内容提前告之。
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