7.5.1-Z01 参观交流接待工作程序.doc

深圳市万科物业管理有限公司程序文件
编号
-Z01
名称
参观交流接待工作程序
版本
C/0

编制
田锋梅
更改
张建军
审核
张跃敏
批准
吴耀平
生效期
2005年2月1日
1. 目的
规范公司各部门参观交流接待的操作,体现规范化的管理与良好的企业形象。
2. 范围
适用于公司及各部门的参观、交流接待管理
3. 职责
部门/岗位
工作内容
总经理办公室职责
负责公司层面各类接待和参观交流工作的具体安排与组织;
负责为其他部门组织的一、二级参观接待提供协助;
各部门职责
各部门负责本部门各类接待、参观和交流的具体安排与实施。

5. 方法和过程控制

接待级别分为一、二、三级:
一级:各级政府重要官员、公司重要客户的主要负责人、集团高层领导、重要企业高层领导的接待、重要项目招标方组织的考察;
二级:一般政府官员、同行企业领导、关联企业人员及其他社会团体的接待;
三级:公司或各部门业务往来的日常接待。

总经理办公室参观接待负责人根据参观、交流或外来人员实****的具体情况确定接待级别,一级接待需报总经理办公室主任审批。各部门可根据参观接待所确定的接待级别安排具体接待工作。
接待准备
总经理办公室接到一级、二级接待信息后,准备所需的迎接标识、资料。
一、二级接待如需参观管理处,总经理办公室参观接待负责人需填写《参观接待登记表》以邮件/电话形式,至少提前一个工作日通知相关管理处按参观接待标准做好现场接待准备。

,按以下程序进行。
一级接待
,做好办公环境整理、保持环境清洁。
,总办相关工作人员提前10分钟将相关设备(电脑及投影仪)调至待机状态,准备公司简介等接待所需资料,并提前10分钟调试好接待室的室内空气温度,如室内有异味应提前半个小时进行气味处理。
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深圳市万科物业管理有限公司程序文件
编号
-Z01
名称
参观交流接待工作程序
版本
C/0

编制
田锋梅
更改
张建军
审核
张跃敏
批准
吴耀平
生效期
2005年2月1日
,并检查该区域卫生环境,发现问题及时提醒保洁员处理。
、果盘、茶点、烟灰缸等物品摆放整齐,同时接待负责人应到接待室检查现场布置情况,特别应重点检查主、客位的名牌位置及摆放顺序。
,应主动上前为客人开启车门,示意客人“请”;若到访客人自备车辆,则由后勤司机安排客人的车辆按指定位置停放,车辆停放后,前台工作人员应热情安排客人司机在大厅接待处歇息并备好茶水。
,由现场最高负责人及相关人员送参观人员至离开公司。
二级接待
,来访客人到达公司大堂