牧业采购账务管理规定建议.doc

为进一步完善公司采购账务管理,确保采购账务符合公司规定的要求,建议制定以下采购账务管理规定。一、采购职责1、采购员对经手业务范围内货物追踪、发票追踪、付款追踪、账目核对负责。2、采购经理对业务范围内货款结算安全负责。二、采购结算流程1、赊销采购结算流程订单→发货→验收入库→开具发票→结算→付款2、现款采购结算流程订单→发货→验收入库→付款→开具发票→结算3、预付款采购结算流程订单→预付款→发货→验收入库→开具发票→结算三、采购订单下达1、公司采购所有的物资都必须出具采购订单,由采购经理,总经理审批后方生效。2、凡涉到发票都必须签订正式合同。四、验收入库1、采购员根据采购订单,对采购物资及时进行跟踪、稽催,确保采购产品保质、保量、按时送达我司仓库;特别应加强对现款发票的追踪及对预付款物资的追回。2、仓库管理员根据采购订单要求对到库物资进行验收、入库。3、入库单必须后附供货方送货单。五、发票管理1、采购物资验收入库后由采购员及时通知供方开具相应发票,当月入库的物资必须开出当月日期的发票。2、如发票信息与送货单信息不一致,寄送发票时后附与发票信息一致的送货单,此发票所涉及的信息必须与采购合同一致。3、采购员建立发票接收台帐,收到供方发票时应认真做好登记,并查验发票数量、金额,信息等是否无误,如有问题则及时退回供方。4、发票在采购员,财务部流转时,必须做好登记、签收手续,收到的发票在收到当日送到财务部。六、付款结算采购物资验收入库后,入库单及时送到财务部(入库三天内送达),付款必须由采购部申请,公司领导审批,财务根据订单条款稽核后确认付款,出纳根据付款通知单付款,如有发票,与其他无发票的付款申请单分开写,会计确认后,出纳对有发票的单据,必须由公对公账户汇出。七、对账管理1、采购经理对与供方往来账目负责,采购员负责与供方核对年度往来账目。2、供方与我司往来账目核对至少每年一次,由采购员保留双方确认的对账函。3、采购员负责每月与财务部核对账目,确保“应付款报表”的正确性。4、采购员负责每月将“应付款报表”中出现差错超过三个月的供方账目整理后交采购经理处理,处理后马上将处理结果送到财务部平账。5、供方出现资料变更时,由采购员负责向供方索取有效变更资料,存档,并告知财务部。6、供方出现资料变更时,把握送货单位、收款单位、开票单位一致的原则。八、奖惩规定1、本制度生效前存在的账目不平情况,由采购员负责将“应付款报表”中出现差错的供方账目与财务部核对后交采购经理处理;采购经理负责追踪、平账。(建议2012年8月前平好账)2、采购经理对采购全过程负责,原则上需订立书面采购合同,因未与供方签订采购合同,发生货款已付供方不发货且无法追回损失的情况,由采购经理按损失金额的承担。3、采购经理对采购全过程负责,如货款已付、货已到但无法索取有效发票,由采购经理承担相应责任。具体如下:(1)总额万元以上按损失的比例承担;(2)总额万元按损失部分的比例承担;4、采购员对发票追踪负责,如货款已付、货已到但无法索取有效发票,采购员按绩效考核扣点处理。5、采购员未及时追回发票,按绩效考核扣点处理。6、因工作失误导致供方开具发票遗失,由直接经手人员按绩效考核扣点处理。7、采购员因不及时或长期未与供方核对账目,导致双方对往来账目存在异议产生纠纷,按绩效考核扣点处理。8、采购员每月5号前编制“应