会务标准化手册.docx

内蒙古蒙牛乳业(集团)股份有限公司

销售管理系统会务标准化手册
销售管理系统行政服务中心发布
目录
一、手册说明 4
二、适用范围 4
三、会议类型及职责分工 4
(一)会议类型 4
(二)职责分工 5
1、二级会议 5
3、四级会议 5
4、临时性会议 5
四、会议组织标准化流程 6
(一) 会前工作 6
1、参会人员范围 6
2、会议场所的选定 6
3、会议通知的起草 8
4、申报会议预算 9
5、参会人员确认 10
6、会议设备准备 10
7、接站安排 11
8、接待安排 11
9、议程PPT制作 12
10、参会资料的准备 12
11、茶歇采买 12
12、会场布置 13
(二)会中工作 14
14
15
15
16
16
17
18
19
(三)会后工作 20
1、会场整理 20
2、送站安排 20
3、退房 21
4、结帐 21
5、费用报销 21
6、会议资料的整理及归档工作要求 22
一、手册说明
为适应销售管理系统新组织架构下会务管理要求,掌握会议服务的各项流程,更好地为系统各级会议做好管理、服务保障工作,特编写了《销售管理系统会务标准化手册》供大家参考,内容主要包含组织会议中(会前,会中,会后)各项标准化工作及相关注意事项。
二、适用范围
本手册适用于销售管理系统二级及以下会议。
三、会议类型及职责分工
(一)会议类型
一级会议:定义为集团层面会议。例如集团例会、城市经理人年会;
二级会议:定义为销售系统层面会议。例如季度经营例会、月度重点工作沟通会、决策委员会等;
三级会议:定义为销售系统各中心层面会议。例如各中心月度重点工作沟通会、季度例会等;
四级会议:定义为各中心下属各部门,大区层面会议。例如月度重点工作沟通会、季度例会等。
(二)职责分工
1、二级会议
(1)销售系统季度经营例会、月度重点工作沟通会
副总裁或被授权人为会议主持人;
追踪督办专员为会议承办人;
副总裁行政助理为会议记录人。
(2)决策委员会
副总裁或被授权人为会议主持人;
会议所在地办公室为承办人;
销售管理系统副总裁行政助理为会议记录人;
追踪督办专员为协调人,负责会议期间相关会务工作的协调。 2、三级会议
中心总经理或被授权人为会议主持人;
商务专员为承办人;
销售管理系统各中心行政助理为会议记录人。
3、四级会议
由各中心下属各部门,各大区自行组织召开。
4、临时性会议
指在会议排期外,由各中心临时组织召开的会议,视会议类型及会议规模沟通确定会议承办人。
四、会议组织标准化流程
(一) 会前工作
1、参会人员范围
(1)二级会议
销售管理系统季度经营例会
销售管理系统月度重点工作沟通会
销售管理系统决策委员会
(2)三级会议
销售管理系统各中心月度重点工作沟通会
销售管理系统各中心季度例会
(3)四级会议
销售管理系统各部门月度/季度例会
销售管理系统各大区月度/季度例会
(4)临时性会议
各中心、各部门发起的临时性会议
2、会议场所的选定
(1)在北京召开的会议
原则:在北京召开会议,如公司内部会议室能满足会
议各项需求的情况下,不允许在公司外召开会议。
要求:由通知起草人于会前至少十个工作日在集团OA
系统会议管理模会议资源预定一栏,根据会议规模、参会人数及类型预定会议室,并及时与管理员确认订单审批情况。北京厂区所有会议室规模及设备如下:
会议室名称
容纳
人数
硬件配置
可召开会议类型
管理员
IFC大会议室
20

视频会议
张跃
IFC洽谈室
4


张跃
IFC小会议室
10


张跃
北京二期多功能厅
200
投影仪、幕布、无线麦克、视频会议
网络视频会议现场会议
张跃
北京二期二楼大视频会议室
60
投影仪、幕布、无线麦克、视频会议
网络视频会议现场会议
张跃
北京二期三楼大会议室
68
投影仪
现场会议
张跃
北京二期三楼小会议室
18
投影仪
现场会议
张跃
北京二期四楼大视频会议室
68
投影仪、幕布、无线麦克、视频会议
网络视频会议现场会议
张跃
北京二期四楼小会议室
20
投影仪
现场会议
张跃
北京二期五楼大会议室
68
投影仪
现场会议
张跃
北京二期五楼小会议室
20
投影仪
现场会议
张跃
北京生产二楼大会议室
60
投影仪、幕布、无线