会议管理 哈佛经理会议管理问题分析.doc

会议管理_哈佛经理会议管理问题分析:..哈佛管理技能培训教程:第十一单元哈佛经理手册第四章哈佛经理会议问题分析第四章哈佛经理会议问题分析最好的控制便是避免丧失控制。主席控制会议的最佳举措,便是预防各种问题的发生。一旦无法避免问题的发生,则主席应讲求正确的对付办法。一般而言,最容易令会场丧失控制的问题有以下八种:与会者的发言离题。与会者间交头接耳。与会者分心。(4)与会者之间发生争论。(5)少数人垄断会议。(6)与会者显露不安并急于离席。(7)与会者拒绝参与。(8)主席自己离题。现将以上八种问题的肇因、预防措施及补救途径扼要地陈述如下:与会者发难 1原因对会议目标或讨论主题不清楚。(2)过度关心某些问题,或基于某些迫切的需要而在无意中离题。2预防澄清会议的目标与讨论的主题。3补救(1)主席应具高度的敏感性,以分辨离题的发言。(2)主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说,主席应宣称:“你的发言有点偏离主题,那一定是因为我没有将会议目标或讨论主题诉说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次……”(3)主席可以技巧地问发言离题者,他的发言究竟与讨论主题或会议目标有何关系。运用这种技巧的时候,主席在态度、措辞、语气及面部表情上,均应刻意避免令离题的与会者感到主席是在讽刺他或挖苦他。(4)主席可以技巧地将离题者的言述挡在一边。譬如主席可这么说:“刚刚你提到的这个问题显然非常重要,但是它跟我们的会议目标及讨论主题似乎并没有太大关系。假如你不介意,我希望将它留待会后再详谈。”与会者分心1原因(1)对会议目标及讨论主题不清楚。(2)感到沉闷无聊。(3)会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈。(4)外界环境干扰。(5)对会议内容缺乏兴趣。2预防(1)澄清会议的目标与讨论的主题。(2)令与会者感到会议有益及有趣。(3)慎选会议时间及地点。3补救(1)尽管主席能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系,主席都应先假定他们的交谈与讨论中的主题有关;然后问交谈者愿不愿意说出他们的看法,以便令其他与会者也能分享他们的看法。(2)作短暂的停顿,甚或稍作休息。(3)如多数的与会者都分心,则暂停会议,等造成分心的原因消失了再续会。(4)如少数的与会者分心,则主席可不予理会,亦可就本身的发言作短暂的停顿。与会者争议1原因(1)对会议目标或讨论主题不清楚。(2)对会议过程中的某些问题,具有不同的看法或感受。(3)凭会议而相互发泄相互间的不满,甚或借会议而相互挑衅。2预防(1)澄清会议的目标与讨论的主题,以避免离题的争论。(2)事先强调这样的观念:“真正重要的是:什么是对的,而非谁是对的。”这个观念有助于避免题内的争论。3补救(1)倘若争论是离题的,则立刻制止,并复述会议的目标与讨论的主题。(2)倘若争论是题内的,则:①先强调“什么是对的”远比“谁是对的”更加重要,然后将注意力集中在论点本身,不再理会人物本身。②征求沉默的与会者的意见。③主席显示自己的个人观点或个人立场。与会者拒绝参与1原因(1)怯场。(2)感到气氛不对。(3)不喜欢主席对待某些与会者的态度——如令某些与会者感到难堪。(4)会议不具实效。2预防(1)创造和谐的气氛。(2)切莫令参与意见的人感到难堪(