站档案管理实施办法.doc

站档案管理实施办法第一条为加强我站档案的科学管理,充分发挥档案的作用,更好地为我站各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规,结合我站档案工作的实际,制定本办法。第二条本办法所称档案,是指本站在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、基建、会计、声像、实物、业务等不同载体和内容的文件材料,它是本站在各项工作活动中形成的历史记录,反映本站不同时期的历史面貌,是本站工作查考、制定决策的重要依据。第三条站档案工作是站工作的组成部分,是提高站工作效率和工作质量的必要条件,是维护站历史面貌的一项重要工作,必须加强对档案工作的重视,将其列入本站的工作计划,统筹安排,保障档案工作的顺利进行。第四条本站档案工作坚持统一管理的原则,由站长负责主管全站的档案工作。站财务室负责对全站档案进行统一管理,下设财务档案室;工程图纸、合同、协议、预决算、图片、声象竣工报告书等资料档案、文书资料包括上级来文、本站规章制度、通知、请示、回报、批复、防汛防汗、工程管理、水资源管理、水利工程水费管理、总结、述职报告、个人小结、发表论文外等档案、基建资料档案、人事档案等合并一个档案室2个档案室;各职能岗位人员年度终了或一项工作全部完成按资料顺序编制档案目录表交档案员装订,归类存档。第五条本站档案工作接受水务局主管部门的监督和指导。第六条本站在各项工作中形成的所有档案,包括文书、基建、会计、声像、实物、业务等档案,均由本站档案室统一保管,任何个人不得擅自留存,以确保档案的完整和安全。第七条本站在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料,由各岗位人整理后,及时向档案员移交整理好归存档案室,归档的文件材料必须齐全、完整、准确。第八条在站长的统一协调下,各岗位人员要积极做好材料的交接归档、对各门类、载体的档案,都要进行系统化整理,保持归档材料之间的历史联系,区分保存价值,便于利用管理,并编制各类档案的检索工具,积极主动提供档案利用,开发档案信息资源,为本单位各项工作服务。第九条档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。要定期检查档案保管状况、对破损的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。第十条要建立健全档案的借阅制度,根据档案的机密程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批权限。第十一条档案人员要忠于职守,遵纪守法,具备档案管理的有关专业知识,熟悉业务技能,能胜任本职工作。档案工作岗位人员要相对稳定,确因工作需要调动时,应在离职前办好交接手续。第十二条根据《中华人民共和国档案法》有关条款及其它法规的规定,对在档案工作中做出贡献的档案有关人员给予适当的奖励。对违反国家档案法规和本站有关规定的,应依法给予处罚和批评。站各类档案归档制度一、文书档案归档制度(一)归档范围凡是涉及本站行政事业、党务、业务管理活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料均属文书归档范围,具体范围应根据工作实际按有关规定执行。(二)归档要求1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。2、对档案进行科学规范化的归档,确保文件材料之间的有机联系,真实地反映本站历史面貌,便于查找利用。3、所有文件材料按年度归档,并准确划分档案材料的保管期限。4、归档文件材料应逐件在文件首页上方空白处加盖档号章,并填写各项目内容。每份文件单独编页号。永久、长期保存的档案在装订时应去除金属物。5、归档的永久、长期档案应编有《归档文件目录》一式三份,并附上年度归档说明,其中一份随相应的文件放在档案盒内,其余用于制作档案目录;短期文件目录一式二份,其中一份随相应的文件放在档案盒内,一份用于制作档案目录。(三)归档时间每年的6月底前完成上一年度形成的文书档案归档任务。二、基建档案归档制度(一)归档范围本站各个基建项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的有查考利用价值的文件材料均属基建档案归档范围。(二)归档要求归档的基建档案必须完整、准确、系统,以保障管理、维护、改扩建的需要。基建文件材料按工程项目组卷,卷内文件要进行系统排列、编号和编目。(三)归档份数比较重要的一式二份,一般的一份,并编制基建档案目录一式二份。(四)归档时间工程竣工后,在三个月内将全套竣工图和全部文件材料向档案室移交。(五)归档手续基建材料归档时,必须履行交接手续,填写移交清单一式二份,交接双方在交接清单上签字。三、会计档案归档制度(一)归档范围本站在会计工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范围。(二)归档要求1、归档的会计档案必须齐全完整。2、归档的各类凭证的规格基本一致,折叠整齐,装订牢固。3、装订时应注意调节案卷的厚薄,利于保管和查阅,每册封面要书写工整、编号清楚、加盖经办人印章。(三)归档份数凭证、帐簿、年报表一式一份。(四)归档时间当年的会计档案,在会计年度终了之后,可暂由会计部门保存一