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四川省高等教育自学考试
汉语言文学专业本科毕业论文

题  目:商务电子邮件特征浅析
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写作时间: 201*年*月

商务电子邮件特点浅析

指导老师:** 作者:** 准考证号:*********
【内容摘要】
近年来互联网的飞速发展与普及使得电子邮件成为商务和个人沟通的最主要的网络交际手段之一。在商务领域, 一封规范得体的电子邮件可以彰显公司的实力和水平,帮助公司树立良好的形象,因此电子邮件撰写的成功与否对公司的业务有着极其重要的影响。本文主要从商务电子邮件的文体结构、写作原则以及写作注意事项等方面着笔,结合具体实例对商务电子邮件进行简要分析,以期对其写作提供一些建议。
【关键词】商务电子邮件语言特征写作原则

一、商务电子邮件的定义及其重要性
商务电子邮件是指在日常的商务往来中作为媒介用以传递信息、联系业务、商谈贸易、磋商问题以及沟通关系的电子邮件。
随着全球经济一体化进程的迅猛发展,世界范围内的经济交流与合作在不断加强,,商务交往的对象及范畴越来越广。以四川省为例,第十五届中国西部国际博览会政府推荐报告显示目前落户四川的世界500强企业有269家,其中境外世界500强企业200家。作为商务世界有效的沟通渠道,商务电子邮件在商务活动中发挥着不可取代的重要作用。在国际贸易日益频繁的大背景下,商务电子邮件的写作也有了新的时代特征,它能在一定程度上反映出贸易双方的不同社会背景及文化,同时也在一定层度上代表着企业的形象。因此,有必要对新经济状况下的商务电子邮件进行分析, 掌握其正确写作方法,以促进贸易双方实现信息交流的预期目标, 最终达成交易。
二、商务电子邮件的文体结构
商务电子邮件具有较强的目的性,根据它的目的性可以将其划分为开头、主体以及结尾三个部分。本文将以下附邮件为例对商务电子邮件三大部分的写作要
点及其与普通电子邮件的区别进行简要说明。
To:各部门主管
开头部分开头部份
Cc:李总、吕副总
主旨:关于新版《国外派驻办法》的补充说明
Dear Sirs,
收件好!
接母公司人资总处通知,特就新版《国外派驻管理办法》相关要点
补充说明如下:
一、《国外派驻管理办法》生效日期:派驻办法大陆厂区统一生效日
期为2014/6/1(即返台申请单于6/1前经核准的,按原办法作业;
6/1后核准的按新办法作业);
二、返台假期间产生之旅费报销额度:以1000 NTD为限进行报销,超
主体部份
过部份由个人自理;
三、因公返台拜访客户产生之差旅费:因公出差须提前填写《出差申
请单》,出差结束后凭签核单据申报差旅费用,产生之费用分摊至
需求提出单位;
四、返台路程假之派驻津贴扣除执行标准:12:00前离开派驻地扣除
全天薪资;17:30前离开派驻地扣除半天薪资;17:30后离开派驻
地不扣薪;
五、返台周期:派驻满52天返台假为8天,机票张数6+1,未满52天
返台者则按正常请假方式办法;
以上,如有不妥,敬请指正为谢!
相关附件:《国外派驻管理办法》.pdf
结尾部份
**公司人力资源部陈**
联系方式028-6882****
(一)开头部分
这部分包括收件人、抄送人、邮件标题、称谓以及问候语。填写收件人的邮件地址时需注意邮件地址的格式正确无误,邮箱地址由用户名、@、域名三部分组成,特别要注意的是用户名里有特殊符号的,如“_”“·”,一定要准确输入,否则对方就无法收到。常用邮箱地址可以添加到通讯录里,需要的时候只要从通讯录里查找就可以了,同时邮件中应清楚说明发送和抄送的对象。
与普通的电子邮件相比,商务电子邮件的标题简明扼要并且能突出邮件的主要内容。一个适当的商务电子邮件标题便于邮件的接收者迅速识别来信意图,判断经办部门,提高双方办事效率。同时一个重点突出的商务邮件标题还有索引的功能,可以帮助收件人由大量的邮件中快速找出需要的信件。商务邮件的标题经常由事由充当,如举例的邮件中“关于国外派驻办法补充说明”,标题就是邮件所要交流的主要内容。而普通的电子邮件邮件的发送者与接收者之间多为私人关系,通常关系比较亲密,因此邮件的标题具有很大的随意性,可以是一个是简短的词汇,也可以是一个随意的句子甚至直接省略标题不写,如:“晚上吃什么?”、“照片”、“none”等。
此外,商务电子邮件很注重称谓,写给单位的邮件称谓应写单位全称;写给个人的邮件,要在个人姓名后加职务或敬称以表示对对方的尊重。中文称谓****惯以人的头衔相称,如“李总”、“吕副总”等。受公司性质及公司