现行资料管理办法(新).doc

现行资料管理办法(新),促进工程项目工作的规范化、系统化;促进工程项目管理的质量和水平的提高;以便于保证能顺利地按公司要求完成各项任务。经公司研究,出台本管理暂行办法,在公司范围内试行。;,并指定专人负责文件资料的收集、整理、检索和利用的管理工作;,形成的所有文件资料,都应统一传递到项目内业处,进行集中收发和管理(部分文件由项目内业送工程管理部内业处统一归档)。在项目部内部,所有文件资料都必须先送交项目内业,进行统一整理、分类、归档、保存,然后由项目内业根据项目经理的指令和工作的需要,分别将文件资料传递给有关的专业工程师。任何专业工程师都可以随时向内业借阅经整理分类后的文件资料。在项目部外部,在发送或接收工程管理部、规划设计部、招标采购部、成本管理部、监理单位、施工单位及其它单位的文件资料时,应由项目内业负责进行。这样使所有的文件资料只有一个进出口通道,从而在组织上保证了文件资料的有效管理;,项目内业对工程变更应建立完整的编号体系,以便容易查找到一个单位工程有多少份变更,为造价结算提供了方便。对每份工程变更进行扫描,建立了电子文档,用链接的形式实现网络查询。同时将每份变更单及时复印到工程师手里,督促工程师将变更内容用专用表格登记在图纸上,随时跟踪实施。工程变更单按单位工程分类成册,易于查询,不易丢失。,建立图纸管理制度,图纸由各专业工程师负责保管,项目内业作好收发文及新旧图纸处理登记,所有图纸封面均加盖收图时间专用章,以便于版本控制。每份图纸项目部收5份,用于下发监理单位1份,施工单位3份,自存1份发相关专业工程师;所有图纸工程管理部保存1份便于查询。,建立文件处理跟踪记录表,对每一份需处理的文件进行编号跟踪。,字迹要清楚,签字要齐全,不得弄虚作假或擅自涂改原始记录。所有文件资料应按性质、专业、分类组卷,确保文件资料科学化、规范化;:文件实体和表格。文件实体包括建设方文件、监理文件、施工单位文件及政府职能部门有关文件。建设方文件包括立项报建文件、设计文件、勘察测量文件、招投标及合同文件、建设方通知等。监理文件包括监理规划、监理细则、监理会议、监理通知、监理月报、监理总结、质量进度检查文件等。施工单位文件包括技术资料、质保资料、往来信函、进度报表、结算报表等。政府职能部门文件主要指国家行政事业单位颁发的有关规章、规定、通知、通报等,是建设过程中指导项目管理必须遵守的文件。表格由文件登记查询表和管理用表构成。文件登记查询表是将不同类型的文件用表格索引的形式统一起来,并建立链接查询,形成系统的文件体系。管理用表是对管理过程中形成的数据进行统计、分析,从而指导管理。文件是表格的基础,是数据的来源,表格是对文件数据的统计、提练和分析。,因此,必须按照科学的方法将它们分类存放。,施工单位应按时将竣工资料交给监理审核签字后,才能作为有效资料移交建设方及档案馆;(合同)完成后三个月内,