东营锦绣物业收费内控管理办法.doc

东营锦绣物业收费内控管理办法.DOC:..东营锦绣物业客服收费员内控管理办法为完善物业内部收费管理,确保各类费用资料规范和真实完整,达到规范收费、按时进账、账目清晰、费用可控的目的,规范如下:一、收费控制(一)物业费1•客服收费员在业主交纳费用时,认真核对所需交纳金额。操作时禁止选择临时添加,按系统计算费用核算执行。业主缴费后现场及时打印单据,红联业主、白联项目留存、黄联公司财务。2•物业费用变更,执行公司审批办法,没有审批,收费员不能私自改变收费金额,口头传达为无效审批。,业主办理完交房后由客服在收费系统内录入启用信息。“老带新”免费券,收费员根据“老带新”明细表核实此券有效性,同现金管理,办理业务时需在系统内做好注明。《物业费缴费明细》。6•各项目收费员根据项目收费周期要求(月度、季度、年度)盘点物业费收费情况,及时催缴物业费,并填写《物业费预收、应收情况季度报表》。,有效做好未收回物业费的催缴工作,收费率不能低于85%o(二)水费、电费、气费1•水、电、气预付费的小区,业主充值后及时录入物业收费系统,现场打印单据,红联业主、白联项目留存、黄联公司财务。2•水、电、气后付费的小区,抄表员每月例行抄表,形成水、电、气查抄表,客服员在核对录入抄表员呈送的每户水、电、气表行码的基础上,须每月每或季度15日前收清水、电、气费用。对未按时缴纳水、电、气费的业主应发出催收单,并限期交纳费用。费用收取均及时录入物业收费软件,现场打印单据,红联业主、白联项目留存、黄联公司财务。3•项目负责人及时做好收费人员水、电、气充值系统权限设置,在充费过程中出现特殊问题由项目负责人安排系统超级管理人员给予处理。4•收费员每月从水、电、气充费系统内导出电子版充费明细,项目内部核对无误后及时转发财务审核人员。(三)装修押金收取和退回1、 装修押金的收取:①业主装修住宅、公寓、写字楼、商铺时,按公司规定交纳固定装修押金,方可办理装修协议。②客服收费员在收取业主装修押金时,及时录入物业收费系统并现场打印单据,红联业主、白联项目留存、黄联公司财务。收取押金的同时,应告知业主装修竣工时凭此收据办理退回押金。2、 装修押金的退回:①缴款人要求退款时,由客服收费员核实好缴费原始收据等信息,请业主填写验房申请表,由物业工程人员验收、项目负责人审核签批。②客服员对验收合格的住户做好统计,由项目负责人报公司财务,申请清退装修押金。③经公司审批财务打款后,可以退款的在交清其他应收费用后,客服收费员根据审批的清退明细办理退款,及时打印付款单据,红联业主、白联项目留存、黄联公司财务。④收回原始收据,请交款人在单据上确认已收款,原收据联作为附件,贴在付款凭证后面,统一上交财务。⑤业主如丢失原押金收据的,须与公司会计先核对,如公司有收此款,业主须书面声明原收据遗失作废。再作退款处理。(四)其它费用收取1・小区直饮水机的水、电费用(含绿化用水及其它临时用水用电等),收费员每月1号前,根据抄表员提供的水、电抄表记录,及时收款,并录入收费系统,对于没有按时交款的合作客户,将其费用录入系统欠费账目,并限期缴费