福建国安假日酒店采购工作手册.docx

福建国安假日酒店----采购管理手册 机密福建国安假日酒店Fujian guoan holidy hotel采购工作手册Picks work tebookno国安假日酒店采购管理手册(草案)第一章 总则第一条:目标。为规范采购活动,规避及防范购买风险,维护酒店利益,特制订此制度。第二条:适用范围。本酒店涉及购买活动、有偿服务及相关人员。第二章 职责第三条:酒店所需要的物品一般由酒店采购部自行组织采购。如有些专业性比较强的采购业务(如公司简介、画册、电脑网络系统等),则可由集团相关职能部门提供支持或委托社会上相关机构采购。。第四条:采购合同的签订:权限范围内的采购合同由采购部、财务部会同分管副总经理意见后,呈报总经理批准后生效;超出其采购合同权限的合同,必须预先申报总经理签署意见后生效办理,并备案。第五条:财务部门统一管理采购合同原件并按合同规定付款。第六条;采购单超出审批权限的(无采购合同的),必须预先报请分管副总经理审核,并按权限转呈总经理批准,由采购部自行安排采购。第七条:采购业务付款完毕且不涉及维护及其他服务的,视为结案;集团财务部对酒店采购合同文本实施法律审核。第三章 供方的选择及评估第八条:大型采购按照供应商意见选择及相关程序,细则类文件对供方实施选择及评估。第九条;依照“货比三家”原则,选择供方或面向社会公开招标来选择供方。第十条;如因某些原因,只有独家供货,应附带相关文字说明资料。附《采购业务自查表》第四章 采购单的编制及审批第十一条:有计划性的采购活动,由采购人员按照计划编写《采购单》后,遵循审批权限实施审批,《采购单》要求按酒店统一格式。第十二条:非计划性采购,必须预先填写《请购单》或申请报告,经批准后再安排采购。第十三条:计划或采购相关程序实施采购;参照本流程并根据其实际情况确定采购流程,安排采购业务。第十四条:《采购单》由部门负责人签署,财务部负责人、分管副总经理审核后报总经理签署后生效。超出分管副总经理审核权限的采购单,要经过事先报总经理批准后实施《采购单》的运作。第十五条:原则上,成立采购管理小组。采购管理小组一般由财务、使用部门负责人、采购主管、分管副总经理等部门人员组成。第十六条:大宗原材料、,软件供应及升级。第十七条:。第五章 采购活动的监督第十八条:采购监督实施分级监督原则,采购管理小组按照其规定实施监第十九条:价格的监督:采购人员应对参与报价的供应商一视同仁、公平对待,。严禁采购人员暗示供应商报高价格,或者借故倾向一方、压制另一方;如被发现,处以 100---500 、调离采购岗位、或开除处分;造成酒店重大损失者应赔偿酒店损失。采购员因工作失误造成酒店利益受损,按相关行政处罚制度处理,可处以50---300 元罚款。第二十条:付款监督:严禁采购人员、财务人员及相关人员与厂方、供应商过份亲热和索贿,一经核实,除追回非法所得外,并处以 500---1000 元罚款, ; 触及刑律的,送交司法机关处理。供方用回扣或其他手段诱惑本酒店相关人员, 事实既成者,对本酒店相关人员处以开除处分并追回其非法所得,,相关人员应确保所购物资及时到位,如该批物资经检验为水货或假冒伪劣品,或对方未付我方货物或服务,对经办人及相关人员应处以相应罚款,酒店损失重大者,要按行政制度处以降级,开除;甚至送交司法机关处理。第二十一条:退货的监督;经验收不合格的物资或服务,经办人应及时处理,严禁超期堆放,否则对相关人员要做出罚款处理,处以 100---500 元罚款。有些工程或装修项目,印刷品,无法退货或急用,应与对方协商降价处理。第二十二条:节日礼品及沟通活动的监督(消费酒店产品或供方赠送礼品等)。酒店相关人员对供方组织的公关活动应尽量少参加,除非无法推却,参加前应电话请示相关管理人员批准。供方可能会赠送一些礼品让个人接受的,要登记申报或交回酒店。第六章 采购验收及付款第二十三条:采购物资的验收及入库:原材料,元器件,包装材料工程物品及其他在产品生产中使用的物品(如试剂,润滑油,松香等)由各相关部门负责验收。设备及其他固定资产类物资由设备、生产、使用部门共同验收; 但电脑、电话、传真机、交换机或复印机则由财务部门和使用部门共同验收。物资经验收合格后方可办理入库手续。经验收不合格的物资,经办人应及时跟进处理或退货,凡无正当理由积压超过三个月的物资,一律视为退货,