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浅析会议沟通效率低下问题及改进措施——以某社团会议为例2013级国审4班张芳菲【摘要】会议是管理沟通的重要方式,也是组织中最常见也是最必要的一种沟通方式,然而会议沟通却常常无法发挥它应有的作用、达到它的原先的目的。本文以某社团举办活动前的会议为例,分析会议沟通的问题及失败原因,在此基础上提出对会议进行有效的管理与规划的建议,从而提高会议沟通效率。【关键词】会议沟通、沟通效率、管理、改进措施我们每个人都参加过大大小小的会议,会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式,有着发布信息、解决问题、做出决策、分配任务等作用,是组织中正式沟通与协调的重要形式。但一提起会议,大多数人都或多或少有厌烦的情绪。与会人员在一个缺乏架构、无法沟通、冗长的会议中,不仅对所达成的决议漠不关心和抱怨,甚至对组织也会产生某种不认同心态。因此,如何提高会议效率是任何组织都必须重视得问题。以下将以笔者所经历的社团会议为例讨论会议沟通效率问题。一、案例描述本社团名为对外交流协会,计划于四月中旬举办一次有特色的活动,社长原计划活动前第一次会议决定要举办的活动并讨论出具体方案,第二次会议分配活动当天任务及考虑可能的问题,此次活动即准备就绪。结果活动前第一次会议到会的活动组织人员有五分之二都缺席,还有同学迟到,士气较低。当社长问到我们应当举办什么样的活动时,一开始很长一段时间大家都默不做声,社长只好询问起个别同学,有人说办英文歌比赛,有人说举办留学指导讲座,还有人说和外校学生一起野营。活动既没有具体方向,又没有特定的程序对已提出的点子进行评价,只是偶尔有人对某些活动的吸引力提出质疑,就这样一会儿蹦出来一个新点子,有些同学从头到尾都保持沉默,一个半小时过去了,最后也没有讨论出我们到底举办什么活动,更别说具体环节。最后社长说由于还有同学没出席,征求不到他们的意见,让我们回去再想一想有什么更好的点子,两天之后再举行一次会议。会后有一名财务部同学私下向我抱怨,说想点子这样的事与其无关,浪费了她的时间。第二次会议确认了大家都有空才举行,会长也在会上传达了一个很棒的想法,具体方案也由她想好了。方案一提出,一些成员你一言我一语开始对此方案表示赞同,有一位骨干成员甚至分析了前一次活动与其做对比,过了很长时间社长才说“好,那我们就确定办这个活动了”,才进入下一项议程。由于有点晚了,我事先准备好的方案也就没说。会议分配了秘书部实地勘察、策划编写等任务,还算圆满。第三次会议会长依据写好的策划分配宣传部、外联部、组织部任务,但又有不少同学缺席,会长又将任务在QQ群里重复并单独联系了缺席人员。……原本两次会议就可解决的问题用了五次会议,活动也推迟到了四月末。二、会议沟通效率评价及原因分析第一次会议沟通显然是效率低下的,首先会议的目标——决定要举办的活动并讨论出具体方案没有达成,并没有做出决策;其次时间冗长,对于与会人员来说也并没有实质性的收获,引起了不满的情绪。第二次会议沟通也存在很多不足的地方。那么为什么会议的效率会如此低下呢?。第一次会议前社长发通知时虽然通知了会议讨论的议题,但既没有让我们具体想细节形成方案,也没有设定程序如何在众多备选想法中选出最后方案,即决策程序,很多时间都浪费在了思考和沉默上,预期的头脑风暴并没有到来。会议的时间选择不合理,会议选在周一晚上19:00召开,即使晚