视频会议系统管理办法.doc

××省×××视频会议系统管理办法(试行)为规范××省×××视频会议系统操作和管理,提高系统使用效率和质量,确保视频会议系统长期稳定的运行,制定本办法。一、会场概述××省×××视频会议系统由省厅主会场、厅属单位分会场、各设区市×××主/分会场以及县(市、区)×××分会场组成。省厅及设区市会场具备主分会场双向功能,厅属单位及县(市、区)分会场为系统终端会场。二、职责分工(一)省厅信息中心负责全省视频会议系统的管理调度及组织协调工作,制定相关管理制度,审核安排厅属各单位视频会议申请。负责省本级视频会议系统技术维护及视频会议数据存储、归档。负责全省×××视频会议系统管理员业务培训和技术指导,协调处理其他有关工作。(二)省厅后勤服务中心负责省厅办公楼视频会议室保洁及开会期间后勤保障工作。(三)具有视频分会场的厅属单位负责本单位视频会场管理调度及组织协调工作,指定专人作为视频会议系统管理员负责设备的维护及技术支持,负责分会场的保洁及相关后勤保障等工作。(四)各设区市、县(市、区)分会场可以结合自身特点,参照省厅做出相应职责分工。三、视频会议的申请(一)部省(部省市)视频会议由×××部召集,根据业务对口原则,主要参会单位负责将会议通知传达至各参会分会场;同时,按要求填写好视频会议使用申请表,将申请表和会议通知一并提交厅信息中心。(二)省市(或省市县)视频会议由省×××厅召集。会议主办单位负责对视频会议通知进行审核,提前3个工作日将会议通知下发至各参会单位(特别紧急会议可根据实际情况另行办理),按要求填写好视频会议使用申请表,将申请表和会议通知一并提交厅信息中心。(三)市县视频会议由设区市×××局召集,会议召开要求向省厅信息中心报备,具体申请工作可以结合当地实际参照省市视频会议召集模式制定。(四)如有外单位需要借用我厅视频会议系统,需经厅信息中心审核,会厅办公室并呈报分管厅领导同意后,方可使用。四、视频会议的管理(一)视频会议召开前,会议主办单位(或主要参会单位)应提前1个工作日做好会场布置,打印好参会人员席位牌,按要求摆放好,可以根据需要制作会场横幅。如会议因故推迟或取消,主办单位应及时告知各参会单位及参会人员,并告知省厅信息中心取消会议。(二)视频会议召开前,各会场视频会议管理员要提前做好视频会议设备的调试工作:1、视频会议召开前一天,省厅统一组织各参会会场进行设备调试,主要调试各参会会场音频、视频、双流等是否运行正常,具体调试时间将通过“××视频”(群号:××)工作群通知各参会单位。2、视频会议召开当天,各会场系统管理员必须于会议召开前1小时将视频会议相关设备打开(如会议召开时间为上午8点-9点,则在前一天设备调试完后,无需关闭设备,待第二天开会使用),等候省厅第二次联调,如发现突发问题及时报告会议主办单位和省厅信息中心的系统管理员。3、各会场系统管理员要按照会议的议程对与会发言者的座位进行预先定位,以便在会议期间能够迅速切换视频镜头;各会场的初始摄像画面应面对会场中央,兼顾整个会场。4、各分会场要将会场麦克风默认设置为“本地静音”,当会议召开者点名发言时才将麦克风打开,保证各地会场安静。(三)会议期间,各会场系统管理员必须在控制室坚守岗位,主会场系统管理员应根据会议需要,及时切换会场画面,了解各分会场的情况;各分会场应实时监控设备运行状况,随时与主会场保持联