文件中心的理论分辨析.doc

文件中心的理论分歧辨析经过十余年的介绍和讨论,目前我国档案界对文件中心的产生和发展过程、性质和功能已有比较清晰的了解,大多认同文件生命周期理论作为文件中心的理论基础。然而近期理论界在文件生命周期理论的评价及其是否适合中国化问题上展开论战,其中一些争论涉及文件中心的可行性,有的甚至根本否定文件中心的理论依据。笔者以为,这种涉及文件中心的理论分歧是我国无法普遍建立文件中心的重要原因之一。根据现有材料,这里仅选择理论分歧的两个焦点进行评析。一、焦点之一:文件生命周期理论与文件中心是否存在必然联系? 文件中心的理论基础是文件生命周期理论,这本来是档案界大多认可的共识。但近期有学者对此给予否定的回答,甚至得出“文件生命周期理论没有也不可能成为成立文件中心的理论依据”1的结论。笔者无意逐一论争,仅从三个方面略述浅见。首先,文件中心的建立目的和理论依据能否等同?有学者认为“经济上的节约原则,是美国政府成立文件中心的主要依据,而不是以文件生命周期理论为依据”2笔者可以简要回顾一下文件中心的产生过程。文件中心最早产生在美国,最初形式是二战期间海军部为集中保存平时不常使用的数量庞大的文件而设立的临时库房。由于这种库房及设施不如档案馆要求高,既适应了战后的经济形势,又能满足各联邦机构的相同需求,因此很快在全美推广开来。1950年颁布的《联邦文件管理法》授权设置联邦文件中心,由国家档案与文件局领导,隶属于联邦档案系统。尽管建立文件中心最初的确是“一种政府行为”3也的确是为了实现经济上的节约,但这应当是文件中心建立的目的,与其理论依据不能混为一谈。从产生时间看,文件中心先于文件生命周期理论。文件生命周期理论恰恰是发端于对文件中心这一实践事物的理论解释,后来研究范围扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理,最终因客观揭示了文件的运动过程和规律而成为文件管理的核心理论。可见文件中心出现在前、文件生命周期理论形成于后,正是对理论源自实践经验的总结和升华的有力证明。如果以文件中心产生之时尚无文件生命周期理论为由得出二者没有必然联系的结论,恰恰正是对理论和实践关系的颠倒。其次,文件中心与文件生命周期理论有无必然联系的关键要看后者能否成为前者的理论基础。笔者认为这一理论的核心内容是“文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的过程;依据文件的不同价值及其作用形式这个完整过程可划分为几个不同的阶段;文件在每一阶段因其特定的功用和价值而与管理形式、保存场所之间存在一种内在的关系”4它之所以是对文件运动过程和规律的客观描述和科学抽象,关键在于抓住了文件运动的基本动力——价值形态及其规律性的转化。化用美国档案学者谢伦伯格的经典论述,文件具有两种价值形态,即对形成机关的原始价值(第一价值)和对非形成机关的从属价值(第二价值)。这两种价值形态在文件运动过程中不断进行规律性的转化:第一价值逐步递减,第二价值逐步递增,最终实现第一价值向第二价值的转化。第一价值决定了文件在现行阶段为形成机关服务是首要目的,保存场所应当是机关内部,以满足方便控制和频繁利用的需要。到半现行阶段,文件的第一价值开始衰退,尽管其对形成机关仍具有查考作用,但利用频率大大降低。此时服务对象仍以机关为主,保存场所需具备两项功能,一是继续发挥文件的第一价值,满足形成机关的利用需求;二是检验文件是否具有第二价值,为最终处置,即销毁无价值文件或将具有历史价值的文件移交永久保存机构(档案馆)做好准备。进馆后历史文件的服务对象由形成机关扩展到社会各界。可见,文件生命周期理论紧紧把握价值形态的变化,描述了文件从产生到最终销毁或永久保存的运动过程;揭示了这一连续过程因价值形态的规律性转化表现出明显的阶段性特征;阐明了每一阶段的特定价值与服务对象、保存场所和管理形式的对应关系。文件中心的性质和功能能否从文件生命周期理论找到合理解释呢?答案是肯定的。因为从阶段划分来看,文件中心是与文件的半现行阶段相对应建立的一种过渡性保管机构,处在形成机关与档案馆之间的中间位置。它之所以具有过渡性和中间性,是因为半现行文件在文件整个运动过程中处于中间阶段,相应要求保管机构既因文件的原始价值继续满足形成机关的利用需求,又因文件的潜在历史价值为历史文件进馆保存做好准备。这决定了文件中心必然具有过渡性,具备满足形成机关利用需要和确保进馆文件质量两项基本功能。可见,文件生命周期理论揭示的文件运动过程和阶段划分是一种客观存在,尽管各阶段对应的保存场所在不同国家可能名称各异,但都具有相同的性质和基本功能。文件中心的现实也充分证明这一点,它在许多国家的名称和形式不尽相同,但始终都是一种过渡性的半现行文件保管机构。再次,如何辩证看待文件中心与文件生命周期理论的关系?如上所述,文件中心是西方国家找到的一条保管半现行文件经济和有效的途径,文件生