建立一个信息管理系统.docx

建立一个信息管理系统在行政管理机构信息是个重要资源。及时有效的重要信息对于高效管理职能的表现是至关重要的,例如准备,组织,领导,控制。在一个管理机构中,信息系统就像是人体中的神经系统,它把组织的所有元件连接在一起而且还在竞争的环境中提供更好的操作和生存机会。信息系统经常提及一个以计算机为基础的,被设计成支持组织的操作、经营和决策功能的系统。在组织中信息系统为决策者提供信息支持。信息系统包含交易处理系统、管理信息系统、决策支持系统和战略的信息系统。信息由经过处理的而且是对用户是有用的数据组成。一个系统是为了达成一个共同的目的共同操作的一组元件。因此一个管理信息系统收集,传送,处理,储存,而且在组织资源、程序表和成就上储存数据。系统进入经营信息之内为这些数据做合理的变换为决策者在组织里面的使用。因此,一个管理信息系统提供支持组织管理职能的信息。第一章  数据和信息的比较数据提供未加工的、不被评估的事实数据、符号、物件、事件等等。数据可能是一个在于储存事实的集合物件,像一个电话目录或者实施统计调查记录。信息是那些已经进入一个有意义的,有用的背景而且传达到一个使用它做出决断的接受人的数据。信息涉及智慧或知识的交流和接受。它评价而且通知,吃惊而且刺激,减少不确定,现实另外可供选择的方案或者帮助去除无关的或者没用的信息,还影响人们并且鼓励他们做出行动。数据的元素在一个特殊的背景下可能构成一条信息;例如,当你想联系你的朋友的时候,他或者她的电话号码就是一条信息;除此之外,它在电话号码薄里仅仅是一个数据的元素。 信息的特性好信息的特性是中肯的、时间性、准确性、成本效益、可靠性、可用性、无遗漏和凝聚层次。如果它引导改良的决策,信息是有关的。如果它重新确定之前的决定它也是有关的。如果它对你的问题没有任何帮助那它就是无关的。例如,如果你在一月考虑去巴黎,那有关巴黎一月的天气情况的信息对你来说就是有关的。否则,这信息就是无关的。时间性涉及到信息的流通呈现给使用者。数据或信息的流通性是事件发生到它呈现给用户(决策者)之间的时间缺口。如果这个合计时间很短,我们说这个信息系统是一个即时系统。准确性是通过对数据和实际事件的比较而被测量的。准确无误的数据的重要性随着需要做出决断的型态而改变的。工资总支出信息必须是精确地。简单的近似值是不能满足需要的。不过对于全体员工的时间有多少是专注于特定的活动需要一个大致的估算,这是不可或缺的。 信息的价值在决策的制定上信息有着重要的作用,因此它的价值紧紧系在使用它所做出的决断上。信息没有一个绝对的万用价值。它的价值关系到使用它的人们,当它被用,和在什么情况下被用。在这个意义上,信息跟其它的商品有相似之处。例如,对于一个在撒哈拉沙漠的人来说一杯水的价值就超过了一个在北极冰川迷路的人。经济学家从招致生产或者获得商品的一个商品的成本或者价格来辨别价值。很显然,产品的价值肯定比它的成本或者价格高让它变得有成本效益。信息的标准价值的概念已经被经济学家和统计家发展而且它起源于决断理论。这个理论的基本前提是我们总是有一些与我们的决断相关的发生的事件的初步了解。额外的信息可能修改我们对事情发生或然率的观点,因此改变我们的决定并且期望决定取得成功。因此,额外的信息的价值是通过减少将来的事件的不确定性而获得预期结果的差额。信息支持决定,决定触发动作,而动作影响组织的成就或绩效。如果我们可以测量出绩效中的差额,我们就可以追踪信息的影响力,进而可以假设测量小心地被执行,在变数之中的关系定义得好,而且不相关因素的可能结果被孤立。由于信息的因素,绩效标准的差额叫做信息的现实价值或者显示价值。对于大部分的信息系统来说,特别是那些支持中层和最高管理部门的人们,产生的决断时常与不严格被定义而且包括不能够被定量的或然率的事件有关。决策程序时常是模糊的,而且结果因多重的、无比的大小而依比例决定的。在一些情况下,我们可能尝试执行一个多属性分析或者得到一个大体上主观的价值。主观的价值反映了人们对于信息的综合印象和他们愿意为特定信息支付的价值(Ahituv, Neumann, & Riley, 1994)。 对于决策来说信息是一个助手西蒙(1977)把决策的程序说成是包含四个阶段: 智力、设计、选择和评论。智力阶段包含与组织和它的环境有关的数据的集合物件、分类、加工和说明。这对于识别环境需求的决策是很重要的。在设计阶段期间,决策者提出可供选择的方案,每个解决方案都包含一系列需要被执行的动作。在智力阶段被收集的数据现在被统计,其他的模型为每一个选择预测可能发生的结果。每一个选择也要从技术可行性、行为可行性和经济可行性方面去检验。在选择阶段,决策者必须要选择出一个对组织的目标贡献最大的方案。经过选择可以让经理受制于实施和监听期间并且从错