《文件和资料控制程序》.doc

《文件和资料控制程序》,统一文件格式,规范文件的制定、修改、发放、废止等管理,确保文件正确、完整、有效,特制定本程序。、程序文件、作业指导书,各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。::包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。(A):公司章程、体系手册等公司纲领性文件。(B):管理控制程序、业务流程性文件。(C):管理规章制度、操作规程、作业指导书。(D):检验标准、产品规范。(管理表单):用来记录管理过程的表单,作为QEO管理的追踪和检索的工具。(E):包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。(F):包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件,顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。::即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章,且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。:若有新的版本发出,旧的版本文件无需更新,被列为非受控文件,且禁止作为产品生产、开发及经营之用。、批准权限为:文件类型编写/识别审核批准A类:红头文件部门经理部门分管领导总经理A类:管理手册行政部经理部门分管领导总经理B类:程序文件部门主管部门经理部门分管领导C类:规章制度、操作规程、作业指导书、MSDS、岗位职责书技术人员主管/经理部门经理人力资源部经理部门分管领导D类:各类检验标准、产品规范部门主管部门经理部门分管领导E类:临时性文件部门主管部门经理部门分管领导F类:外来文件文控中心对应部门主管对应部门经理/分管领导记录表单部门主管部门经理/、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。:各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料,确保文件及记录的正确、完整及安全性。:(编号、内容框架、格式要求)、发布应严格控制,禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。::公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO体系标准要求制定。:⑴文件编号说明:由公司名简称、年份、流水顺序号组成;编号举例:银农科技(2017)001号流水顺序号年份⑵格式要求:(样式如附件1)文件排头:(公司标志)公司名称,黑体,红色、一号字体,居中;文件名称:宋体,黑色,小二号字体,居中;文件正文:宋体,黑色,四号或五号字体(根据内容选择字号);④文件落款/日期:字体与字号与正文一致,居右下方;:⑴部门编号说明:序号部门编号1董事会012总经办023人力资源部034财务部045生产供应链部056行政部067研发部078商务运营部089作物与产品支持部0910信息管理部10⑵文件编号说明:由部门编号、文件类型、流水顺序号组成编号举例:06B001流水顺序号文件类别部门编号⑶格式要求:(样式参照本程序文件)文件须含审批、会签及修订记录;正文标题格式为:宋体、四号、加粗字体,要求包含内容有(、、、、、、、);正文格式为:仿宋、四号字体;序列号设置为:a一级:如1、2、3、……;b二级:、、……、、……;c三级:、、……、……;d四级:如⑴、⑵、⑶、⑷……;e五级:如①、②、③、④……;f六级:如a、b、c、d……;、D类文件:文件排版及要求参照B类文件,文件结构应为:⑴规章制度类:文件内容应包含[1、目的,2、适用范围,3、定义,4、工作职责,5、相关规定,6、记录表单,7、附件(若有)];⑵设备操作规程:文件内容应包含(1、目的,2、适用范围,3、技术参数,4、操作步骤,5、注意事项,6、维护与保养);⑶作业指导书类:①SOP类:文件内容应包含(1、基本信息,2、使用物料,3、图片说明,4、作业步骤,5、作业说明,6、安全技术要求);②规范类:文件内容应包含(1、目的,2、适用范围,3、工作职责,4、作业指导,5、注意事项,6、记录表单);⑷检验标准类:文件内容应包含[1、目的,2、适用范围,3、检验工具/物料特