写字楼会议服务培训专题课件.ppt

会议服务会议的分类按会议大小可分为以下几种:1、小型会议---人数≦30;2、中型会议---30﹤人数≦100;3、大型会议---100﹥人数4、礼堂会议---包括演艺的、有众多人数参加的会议会议服务会议服务三步走:准备跟踪收尾会议服务一、会前准备1、会议服务员在接会议通知单后,须了解:1)会议单位名称、与会人数、重要领导。2)了解会议使用场地。3)了解会议开始的时间、场次。4)了解会议中需要注意的事项及布置。2、根据要求将所需的各种用具准备好。如:会议桌、会议椅、演讲台、白板、幕布、纸杯、矿泉水、茶叶、烟缸、抽纸、白板笔、横幅、鲜花等绿色植树、人名牌、指示牌等。负责人员:会议服务员完成时间:会议开始前一天会议服务3、按要求将会议需用的设备准备到位。需在大\中剧院举行的会议,工程部人员须调试好相关设备如麦克风、幻灯机、投影仪等,并确保其正常使用。负责人员:工程人员完成时间:会前1小时4、服务员需在会议开始前半小时内将各项准备工作做到位。如:开窗通风、开启灯、根据温度开启空调或风机、备好充足开水;针对大\中剧院,须调试音响,灵活控制。(性质)会议服务5、根据要求,将会议指示牌放在特定位置。负责人员:会议服务员完成时间:会议开始前半小时6、检查会议现场是否符合要求。如:桌面,地面要整洁,照明灯正常开启,各种用具干净、齐全,会议使用物件摆放符合标准。负责人员:经理助理/保洁部主管完成时间:会议开始前半小时7、对于一级会议,服务员需在会议开始提前十分钟,。会议服务会前准备时的注意事项1、注意个人仪容仪表1)服务员不得留长指甲2)女服务员应画淡妆3)男服务员头发不能过长2、注意会议室卫生:会议室桌椅上不得有灰尘3、注意会议使用餐具的卫生:1)有无破损2)有无污垢、灰尘4、摆台时的几个要点(以方便客人使用为宗旨):1)杯子的摆放:杯子需摆放在桌子中间客人右侧,杯柄与桌面约成45度角。2)纸张和笔的摆放:将干净的纸平铺于客人正前方,笔与纸右下方成45度角,笔头向外。3)餐巾纸盒的摆放:应摆放在两位客人中间,以方面两人使用。5、其他1)为客人冲泡的茶叶平时应密封保存,添加茶叶时以两个咖啡勺为准。2)提前五分钟将冲泡好的茶水杯(八成满)摆放到位。会议服务二、会议跟踪1、当客人来到会议室时,礼貌热情地向客人问好,请客人进入会议室入座。2、会议前30分钟内,每10分钟为客人添加一次茶水,30分钟以后,添水频率降低,但需根据具体情况(即用户用水量)灵活变通,。注意事项:1)服务员进入会议室服务时,应抬头挺胸、大方得体;2)会议服务员在添加茶水时,应严格遵守相关礼仪;如:服务员一般于客人右后侧添加茶水,左手拿杯、右手拿壶,不得触碰杯口。3)主要客人发言时,服务员停止一切服务,以免影响其发言;4)加水一般从中间按顺时针方向依次添加,遵循先主后次的原则。3、需及时用镊子清理杂物,如果皮纸屑等。(一般先添水再清杂物)4、如发现有客人吸烟,应主动将烟灰缸放置于客人右侧,以便其使用。会议服务5、对于在大\中剧院举行的会议(一般时间较长),会议服务员及工程人员可坐于第一排靠门最边处,以方便随时提供服务。一般情况下,对于重要会议,服务员需站在会议室角落,观察会场情况,以便随时提供服务。6、会议中间休息,要尽快整理会场,补充和更换各种用品。如客人因用餐暂将贵重物品(如公文包、手提电脑等)暂放于会场,会议服务员应主动提醒其妥善保管,并联系保安部安排人员看管会场。会议服务三、会议收尾1、会议结束,服务员应站在门口,微笑着向客人道别。(即送客)2、会议结束,仔细地检查一遍会场,看是否有遗忘的东西和文件等,做好记录。查看设备设施是否有损坏,做好记录,如发现有损坏现象,须及时请会议主办负责人签字确认。如有客人遗留了物品,则应及时联系会议组织方负责人,联系不到的,则应及时联系部门主管。3、将会议用具、设备整理好,关闭空调、照明灯,窗,锁好会议室门。会议服务其他:会议服务员及工程人员在会议服务整个过程中应做到以下几点:1、注意个人形象。例如衣着整洁、头发整齐等。会议服务员必要时需画淡妆。2、保持良好的精神状态,做到微笑服务。3、对客户提出的要求应及时给与解决,确实处理不了的应及时报告部门主管。4、使用对讲机时应佩戴耳塞。