公司文件编号规则.doc

,便于文件的识别、追溯和控制,规范存档,确保公司重要文件具有唯一编号,保证公司文件体系有效运转。。技术类文件:是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。其他文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等;编号文件包括纸介文件以及电子文件。:简称::yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如2012表示公元2012年。mm月份:用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。dd某日:用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。例如:2012-10-12或20121012表示(2012年10月12日):,,,...,。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层,例如,,,,,版本编号不断变化为:,,,...,。,,。:FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST:公司名称缩写AA:项目名称NN:版本号,::FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN:大写英文字母,部门代号,如该制度是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件是部门内部管理制度,则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下:综管部:ZG采购部:CG生产部:SC销售部:XS财务部:CWTT文件类型:规章制度—RR,指公司颁布执行的各种规章制度;‚质量管理文件—QS,公司运转过程中的各类文件和记录。nnn:文件流水号dd:文件版本号YY:年份例如:考勤管理制度的文件编号为:FIRST-RR-001--12,,适用于公司全体人员的规章制度。:FIRST-yyyymmdd-T-nnnyyyymmdd:签订合同的年月日T:合同类型XS-销售合同CG-采购合同HZ-合作协议LD-劳动合同QT-其它合同nnn::FIRST-AA-R/S-BB-yyyymmdd-nnnAA:人员姓名R表示收到传真,S表示发出传真BB:传真的主题(不超过15个汉字)yyyymmdd:表示日期nnn:传真流水号传真属于临时文件,一般不做长期保存,如需要保存,则应对其复印,并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。例如:FIRST-张三-R-宁波下月订单的回复-20121012-01(表示在2012年10月12日收到从宁波发来的传真,主题为“下月订单的回复”。,按传真的命名规则命名。:FIRST-AA-BB-nnn-yyyymmddAA:项目名