商务会议策划实施计划方案.doc

项目三第二组小组成员:姓名自我评分组员互评老师评分杭州动漫学术研讨会策划书背景:21世纪是一个转型的世纪,世界的发展进入了一个知识科技时代,经济发展趋于转型不在是以传统的产业发展来撑起着世界经济,然而动漫产业作为文化产业的后起之秀,正确经济全球化的过程中扮演着越来越重要的作用,当前的中国动漫产业拥有广阔的市场,但同时也面临着重要的挑战,如何摆脱现阶段被动的局面,以高质量的动漫艺术夺回国内市场同时走向世界走向未来,如何探索一条合适于中国动漫发展之路,则是中国动漫界当前最急需解决的问题,而一切解决问题的根本首先是来源于对事物的认识。故我们杭州作为成为中国动漫之都的热门城市,有幸请来了国内外知名的动漫制作者,一起探讨我国今后的动漫事业发展前景和方向。一、会前准备工作:1、会议主题:为了发展中国的动漫产业,将中国动漫推向世界,特召开此次会议,会议的重点是分析中国动漫的现状和预测中国动漫的未来发展前景2、会议名称:杭州动漫学术研讨会3、会议规格与规模:本次会议是中型高档次的会议4、会议时间与地点:①时间:2010年7月3日---2010年7月6日②地点:杭州西湖会议厅(风景宜人,空气清新,环境清幽,有利于会议的顺利展开,可以拓宽人们的思路)5、与会人员名单:国内外知名动漫专家、群众代表、媒体、主持人(具体人员见附表1)6、会议日程:(会议日程见附表2)7、印发会议通知,于6月15日发放(邀请函见附表3)8、会议所需用品及设备:(1)必备用品:文具、桌椅、茶具、扩音设备照明设备、空调设备、投影和音像设备等。(2)特殊用品:①会议证件(会议正式证件,工作证)②会标:发展中国动漫—杭州研讨会(展板式)③席卡(普通席卡即可)④会议器材的准备(检查各种设备是否准备好,避免突发状况的发生)⑤会议材料(会议日程、议程等文件,会议签到表)⑥会议饮料用品(清茶、纯净水、纸杯等)⑦会议其他用品(纸、笔、烟灰缸、面纸等)(以上八项由会务组负责)9、会议组织机构:会务组、宣传组、文件组、接待组、保卫组、秘书组、后勤组、企划组、10、会议场所的布置:(会场布置见附表4)(企划组负责)(1)会场格局的设计(2)排列会场座次(3)会场摆放花卉:在u型桌中间摆放君子兰11、预订膳宿(接待组负责)在纳德大酒店预定15间空房,供参会人员住宿(选择理由:离杭州西湖较近,四周风景宜人,客人闲暇之余可以去西湖游玩,且该酒店服务较好,口碑不错)(1)住宿预订:房间标准:高级标间8间(418元/间)豪华单间7间(468元/间)预订天数:3天(2)餐饮预订:①预订方案:(两桌)(两桌)、商务晚餐(四桌)(两桌)、(两桌)②预订标准:工作午餐800/桌商务晚餐1500/桌烧烤晚会5000元12、进行全面的会前检查:(1)检查会场空调,麦克风,投影仪等设备是否齐全,并进行试用,确保其在当天能正常使用(后勤组负责)(2)会议文件是否准备齐全、签到簿是否做好(文件组负责)(3)检查警卫部署、证件检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人员的就位等(保卫组负责)二、会中组织工作(一)报到日安排(7月3日)1、接站工作(1)时间:7:00—15:00(2)地点:车站或机场安排车辆准时在车站或机场接待,在酒店门口树立欢迎标牌,欢迎每位参会人员,并派迎宾小姐带领其办理相关手续2、报到工作(1)时间:8:00—17:00(2)地点:纳德大酒店一楼大厅(接待组负责)3、材料的发放(文件组负责)先请与会人员到纳德大酒店入住,凭邀请函领取门牌号码,并向报到者说明会议的作息时间、注意事项和食宿安排等情况、收取和发放相应材料,待第二天在集体去会场、与会人员还要填写个人信息资料,以便会后制作会议通讯录和以后联系(二)第一天安排(7月4日,企划组负责)1、开幕仪式(1)开幕式前准备(会务组负责):①时间:9:00—10:00②地点:杭州西湖会议厅外的临时舞台③人员:全体与会人员④器材:准备好麦克风、音响、鲜花等设备,搭好舞台,并在前天晚上进行相关设备的检测,确保能正常使用。⑤开幕式会场布置(会场布置见附件5)(2)开幕式议程①主持人讲话,宣布开幕式开始②中国动漫协会会长发表演讲(主持人,协会会长演讲稿见附件6)③参会人员代表发言④动漫大师发言⑤主持人宣布开幕式结束(3)现场整理,打扫2、会议“2010中国动漫产业发展”(1)会议时间:10:30—11:30(2)会议地点:杭州西湖会议厅(2号会议厅)(3)与会人员:协会市场部成员、群众代表、主持人,记者(4)会议议题:①中国动漫产业发展概况②中国动漫市场消费者构成情况③中国动漫产业存在的不足(5)会议议程:①主持人宣布会议开始②本协会市场部负责人发言(根据中国动漫产业发展概况分析中国动漫市场消费