电子邮件书写格式和基本礼仪PPT讲座.ppt

目录一、电子邮件概述二、基本礼仪1、邮件主题2、收件人3、寒暄语4、邮件内容5、结束语6、邮件回复三、注意事项四、邮件常用语句*一、电子邮件概述*电子邮件概述在使用电子邮件对内进行联络时,应当遵守一定的礼义规范,如何正确使用电子邮件,撰写规范的Email,顺利的进行对内联络。撰写邮件有三种方式:写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长,但在撰写格式方面都分为邮件主题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、邮件回复。**二、基本礼仪1、邮件主题必须写邮件主题在写邮件的时候,如果不写邮件主题,有人会认为这封邮件不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写邮件的时候最好写邮件主题。主题要明确、精练与内容相关主题要明确、精练与内容相关,表达出对方需要了解的信息,将邮件内容概括为1-2个词汇,而且可以区分对同一事物的不同信息,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。如果邮件比较紧急、重要,最好在邮件名称的前面注明“紧急”、“重要”。√“关于XX合同的签订日期”X“您好”*2、收件人在写邮件的时候,在界面的右方就可以搜索到对方的姓名(见图一)。传送电子讯息之前,确认收信对象是否正确,(抄送)。在必要和确定的情况下,抄送给相应需要知道进展情况的人员。按照业务范围及工作职责直接抄送给主管领导在收件人(To)、)的地址输入框内,可以输入对方的E-mail地址(当有多个地址时用逗号或分号分隔);也可以打开“通讯录”窗口,选中所需的联系人,单击“确定”按钮,将所选地址添加到输入框。如果不希望别人看到一大串的邮箱地址,可以选择“独立发送”。*3、寒暄语在写邮件的时候,需要写寒暄语。最简单的写个”你好”或者“您好”。例:承蒙您的关照。我是XX门店的经理XX,XX问题由我负责。将xx文件下发,请接收并实行。*4、邮件内容(1)在写邮件内容的时候,邮件内容一定不要过多。邮件内容超过80个文字时,有的邮件可能不会自动换行。如果1行的邮件内容过长,对方读这封邮件的时候可能会不方便,所以在写邮件内容的时候,每行控制在35字左右。为了使邮件内容清晰明了,每5~6行为一段落,各个段落之间要插入一行空行。在线沟通讲求时效,所以电子邮件的内容力求简明扼要,并求沟通效益。称呼1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。2)若知道对方的性别可以用:**先生、**小姐、**女士。3)如果知道对方的身份可以用:**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理。*4、邮件内容(2)正文做到主题明确(邮件要什么人干什么事),语言流畅,内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点,以示礼貌和尊重,以免造成不必要的困扰。1)在撰写中文的时候,对部分以示强调的词采用加粗等方式。2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后。5)在收件人明白其意时,可使用缩写。6)如果有附件,应该在正文处说明附件的内容和用途。附件添加演示,附件太大可以用QQ邮箱的超大附件发送(1G以内)*5、结束语不同的邮件内容,最好使用不同的结束语。如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如:请您考虑,有任何需要咨询,请电话或EMAIL联系我。*