管理制度.doc

档案管理制度一、根据公司的实际情况,设立档案资料室。由办公室指定档案员负责管理,档案资料由两方面组成:一是公司的所有证书及收发公文、会议材料、工程技术资料、合同及其它一些信息资料;二是由报刊、杂志、书籍组成的资料;二、档案员应根据文书材料的保密层次定期进行分类归档,保管期限分为永久、长期、短期。工程技术档案、公司证书等,应做为永久性保存;其它文书材料应作为长期保存,一般文件应为短期,保密级文书材料应注意传阅级别和范围。三、涉及到公司商业机密的资料分为两级保管,保密级和普通级,保密收资料仅供公司领导及其它有关专业技术人员参阅,并由总经理规定其传阅范围。四、员工查阅保密资料,一般不允许抄录、复制。如确需抄录、复制的须经主管到总经理同意,同时由档案管理员为其办理借阅登记手续,普通级资料可供员工自由查阅。五、对于员工因工作需要而购置的专业书籍,应由档案资料管理人员进行编号、统一登记,纳入档案资料管理范畴,员工凭办公室档案人员进行的统一编号手续,并经主管到总经理复核并报总经理审批后,方能办理报销手续。六、档案管理人员对收来的工程技术资料,购置的专业图书资料等到要办理交接手续,注意及时统一整理、分类、登记、并要妥善保管。七、外单位借阅档案资料的,凭单位介绍信并经主管副总经理审核报总经理批准后方可借出。八、返还借出档案资料合同书时,档案管理人员必须认真清点和检查,经双方确认无误后方可履行核销手续。九、一切档案资料都属于公司,任何员工都有不准私自占有外传,应该严守保密和借阅制度。印鉴管理制度一、任何人未经总经理批准,印章不得携外使用。二、印章使用按符号规定,不得私自使用,违章用印。三、严格使用手续,需用公司印章时,须填写用印章审批表,否则不得使用。四、公司安排的一切协议,合同用印,须由总经理审定签字后,印章保管人才能办理用印事宜。五、印章保管人必须妥善保管印鉴,不得损坏和丢失。六、未经总经理批准,任何人不得开具空白介绍信,盖空白信纸。七、有关财务印鉴的管理,按财务管理制度执行。办公机具管理制度一、工作时间一般不允许员工接听或打出私人电话如有特殊情况,接听时间不得超过5分钟。二、不准利用公司电话打声讯电话或私人长途电话。三、复印机由公司指定专人管理,非专管人员未经允许不得擅自使用,如有违反而造成机器出现故障者,一切后果由其自己承担。四、复印机主要用来复印公司有关工作所需用的文件,图纸、资料等,任何人不得擅自复印私人物件。五、严格执行保密规定,未经批准,不得复印机密、绝密文件、图纸、资料等。六、操作人员必须严格按正确程序进行使用,如遇故障,应立即进行检修,确保设备正常运转。七、复印的所有资料,操作人员按逐项进行登记,复印材料要严格管理,进行验收、登记入帐,按月统计上报并进行年底核定。八、传真机为公司专用,任何人不得使用公司的传真机发送或接收私人传真。九、收发传真必须有专人登记。十、电脑及打印机属精密设备,除电脑操作员、打字员外。任何人未经管理人员同意不得擅自开启、操作。如有违反而造成设备出现故障者,一切后果由其本人承担。十一、电脑及打印机要定期进行清洁、检修,保证机具的正常运转。接待工作制度一、公司办公室负责公司日常接待工作。二、接待工作是公司接待政府及各管理部门和工作人员,迎送客人,洽谈业务的一项重要工作。它包括迎来送往、回答咨询、洽谈业务、安排住房等方面。公司各级领导及员工都应把接待工作当成一项重要工作去做。三、接待工作中必须做到热情礼貌、细心周到、有接有送、接待工作要以公司利益为重,不卑不亢。四、严守公司机密,未经领导批准,不准随意提供公司机密情况和资料。五、政府、主管部门领导和人员来公司检查外,由办公室拿出接待方案,上级公司领导,根据批示,各有关部门负责做好接待的具体工作。六、公司领导邀请的宾客,办公室应根据领导的意图热情迎送,妥善安置。七、接待人员对来客提出的问题,要做好记录,在职权范围内能处答复的可以答复处理,不能处理的,应请示或及时与有关部门取得联系,共商处理意见及时回复客人。八、根据工作需要,外来宾客确需使用车辆的,有关部门领导按车辆使用管理规定向办公室申报,办公室根据情况妥善安排用车。九、在各项接待工作中,需要招待客人的,须报请总经理批准,否则,财务部门不予报销。十、在接待工作中,由于有关接待人员态度冷淡,说话生硬,造成来客意见或泄露公司机密造成公司声誉或经济利益受损的,公司将根据情节给予其相应惩罚。办公用品管理制度一、所有办公用品均由办公室根据各部门实际需要,统一购置,统一发放。二、办公室对所有大件办公用品(如电脑等)根据需要由总经理批准后统一采购,按部门、岗位和职务等进行配备,统一编号、登记管理。三、对损坏的大件办公室用品,视情况由办公室或员工个人负责出资修理。四、对员工所需常用小件办公用品,办公室应在每月月初通过各部门所报