万科集团会议管理办法.doc

--------------------------校验:_____________-----------------------日期:_____________万科集团会议管理办法万科集团会议管理办法(MHKG-ZG-ZD-010)目的会议是企业处理重要事务、实现科学决策的重要途径,也是信息沟通、协调关系的重要手段。要使各类会议成功地进行,必须对会议进行全过程的科学管理。为了明确公司会议的运营原则,确定会议运营的基本事项,以提高会议的效率与效果,特制定本制度。适用范围万科控股集团有限公司及各控股子公司。术语与定义专题会议,指在工作处理过程中,出现的一些较重大事项,需要动员各方力量来配合解决的事务,为达到与各部门/子公司更好地协调工作、征求其他部门处理意见的目的,或为了将问题处理方案展示给公司各有关部门/子公司和总裁,而召开的针对某一个专门问题的研讨会。职责综合管理部制订和修订万科集团会议管理办法。负责股东会、董事会、集团公司年会、决策层碰头会、总裁办公会的组织及会务工作。负责总裁认为有必要召开的其他会议的组织及会务工作。根据需要,配合各部门/子公司例会及专题会议的会务工作。负责万科集团会议场所和设备的日常维护和管理。负责会议资料的归档管理。各职能部门及子公司参与制订和修订万科集团会议管理办法。负责本部门/子公司承担主要责任的业务专题会议的组织及会务工作。根据需要,配合综合管理部组织公司大型会议。程序和内容会议的类型公司会议类型有:股东会、董事会、集团公司年会、决策层碰头会、总裁办公会、项目例会、专题会议等。股东会、董事会的组织目的。本办法确定的是股东会、董事会的会议规则。职权。股东会、董事会职权依公司章程规定。会议成员构成。股东会由公司股东构成,董事会由公司董事构成。会议召开。股东会、董事会正常情况下每年召开一次。如果有特别需要召开,由代表四分之一以上表决权的股东,三分之一以上的董事或者监事提议可召开股东会,并应当于会议召开十五日以前通知全体股东;由三分之一以上董事提议可以召开董事会会议,并于会议召开十日前通知全体董事。会议召集和主持股东会会议由董事会召集,董事长主持。董事长因特殊原因不能履行时,由董事长指定副董事长或者其他董事主持。董事会由董事长召集并主持。董事长因特殊原因不能履行职务时,由董事长指定其他董事召集和主持。决议方法股东会会议应对所议事项做出决议,决议应由代表二分之一以上表决权的股东表决通过,但股东会对公司增加或者减少注册资本、分立、合并、解散或者变更公司形式、修改公司章程所做出的决议,应由代表三分之二以上表决权的股东表决通过,股东会应当对所议事的决定做出会议记录,出席会议的股东应当在会议记录上签名。董事会对所议事项做出的决议应由二分之一以上的董事表决通过方为有效,并应做成会议记录,出席会议的董事应当在会议记录上签名。非股东、董事出席。股东可书面委托他人参加股东会议,行使委托书中载明的权力;根据需要,也可邀请非董事参加董事会议,以听取他们的意见。决议执行与实施报告。股东会、董事会一经形成决议,由总裁负责,及时贯彻决议内容,并在适宜时候,把决议实施过程、情况与结果,向董事长及各股东、董事报告。会务工作。股东会、董事会会务由综合管理部负责,包括:会议通知。会议资料准备。内容包括:年度工作报告、上年度财务审计报告、上年度财务收支报告、下年度现金流量预测表、其他需提交股东会、董事会审议通过的文件资料。会议记录与纪要整理。会议决议草案起草。集团公司年会的组织。目的。为与集团全体员工共同总结、回顾集团上一年度的工作、明确集团新一年度的工作任务和措施。通过对已取得业绩的总结,增强员工的集团荣誉感;通过对未来年度内关键事项或事关全局的焦点、热点问题充分讨论,集中全体员工的智慧,并最后形成公开、民主的决策。会议成员构成。集团全体人员及子公司高管人员。会议召开。会议每年召集一次,安排在春节后两周左右召开,如果遇其它情况不能如期召开,则由总裁另行决定会议召开时间。会议召集和主持。集团公司年会由总裁召集,总裁指定一名副总裁主持。审议事项总结、回顾集团上一年度工作。表彰上一年度先进集体和个人。计划集团新一年度的工作任务和措施。分组讨论。讨论内容为集团新一年度工作安排,或其他须讨论研究事项。会务工作。集团公司年会会务工作由综合管理部负责,有关部门/公司配合。决策层碰头会的组织。目的。为了集中研究、解决企业经营管理过程中出现的一些重大事项,在企业决策层中就某一重大事项达成共识而召开决策层碰头会。会议成员构成。公司决策层全体成员(一般为总助及以上公司领导),以及总裁指定出席的人员。会议召开。决策层碰头会为不定期性的临时性会议,不受时间、次数的约束,只要总裁认为有必要进行商议的公司重大议题均可召集决策层有关人员开会商讨。会议主持。会议由总裁召集