传真、复印、信件邮寄管理办法.doc

浙江XX集团有限公司传真、复印、信件邮寄管理办法为适应公司业务发展需要,提高工作效率和管理服务水平,特制定本办法。一、。传真机由办公室专人负责管理和日常维护。其他人员在操作、使用传真机时,需经办公室同意,并接受指导。、信函、合同等应先按相关规定办理审批手续,未按规定审批的不得发送。,经办人须详细填写登记簿,不得缺项,办公室负责监督(传真登记簿见附件一)。,加密资料不得使用传真发送。,先经本部门(单位)负责人审批(国际传真由分管副总经理审批),送集团公司办公室负责人审核后由管理人员发送,审批单应留存备查。办公室传真管理人员应及时发送,因故未能发送成功的,应向发件人说明。(1)重要文书、合同等盖章(含成员企业章)文件资料;(2)各类报表(统计、财务);(3)其他认为有必要的资料。,发送传真后的原件应留存。已在用印过程中由档案员留档或由发件部门留存的,应在传真审批单上注明。,管理人员应进行登记并及时送收件人签收(签收簿见附件二)。收件人不明的应根据传真内容查找收件人,无法查找的交办公室负责人处理。对需公司领导审批的或其他重要的传真件,复印后送公司领导或职能部门办理,并按规定存档。二、复(油)。复印机由办公室管理人员负责。其他人员在操作、使用复印机时,需经得办公室管理人员的同意,并接受其指导。,由办公室统一办理,经办人详细填写登记簿,不得缺项(复印登记簿见附件三)。复印(油印)计费标准由办公室参照市场行情优惠确定,采用内部转账方式,按年结算。,控制复印机密文件,特殊情况需复印机密文件的,须经公司总经理或董事长审批同意方可复印。,不得私自增加留存,复印废页、余页应及时销毁。:原稿清楚,字迹清晰;原稿必须整洁、清楚、无勾划的笔迹和污点;复印用纸按用纸规格办理。,应采用油印的办法。油印由办公室管理人员操作,并按要求负责装订。三、(单位)需要邮寄的业务信件(平信、挂号信和特快专递),交办