日常管理及会务服务方案.docx

接待来访接待来函管理人员记录接待内容并填写接待记录表接待来电管理组人员责任人采取正确方法处理处理完毕至办公室在管理处接待记录表上签字每月整理、汇总所有接待工作,填写接待工作统计表,分析工作问题重点、类别、涉及部门等信息管理员统一编号装订每月接待工作处理单、回访表办公室管理人员回访,并填写回访表,信息反馈至经理,经理采取有关措施,加强有关部门工作,减少工作中存在的问题接待工作人员将来电来访内容告知责任部门责任人对重大或重复同类投诉及未在时效内处理的问题,上报管理处主任日常管理及会务服务方案第一节管理服务流程我们的服务提倡“以人为本”的人性化服务,以高素质的内部管理机制延伸出服务的专业、快捷、高效、一流,简化服务工作的过程,每一位员工处处以“您所想到的,我们将为您做好;您未想到的,我们将您做到。”为服务宗旨服务流程图:第二节会务服务我司服务XX办公大楼已有多年,而XX办公楼与XX物业公司所管理的一些政府部门如:XX在会务服务方式及管理标准等方面都存在许多共同点。本公司将凭借资源优势和已积累的丰富而成熟的服务经验,遵循“服务以人为本”的理念,使XX局办公大楼的会务服务体现出高水准的接待能力、服务水平。以下为我公司针对XX局办公大楼的特点,制订的切实可行的会务服务方案:1、服务中心专设会议接待员为贵单位提供会议接待服务。服务中心接到XX局办公室秘书组、各处室电话、传真或书面会务通知后,根据会务的要求通知会议接待员提前做好会务接待准备工作(根据会议人数的多少摆放台签、桌椅、茶水、烟灰缸、餐巾纸等)。根据会议要求代做各式条幅、欢迎水牌、告示牌、会议会标等,并提前悬挂、摆放到指定位置。配置音响师,严格遵守音响设备操作规程,认真做好日常维护保养工作;会议使用音响时,确保麦克风音量的适中。协助X局信息中心调试、使用视频会议设备。根据会议要求,开设会议专梯,设专人开梯,运送与会人员直达会议室。根据召开会议的性质或难易程度,物业服务中心将事先与XX局后勤服务中心、办公室取得联系,尽可能了解会议的意图性质,为会议的召开准备提供相对应的会务服务方式,以保证会议的顺利进行。遇重要会议时,物业服务中心将提前与XX局办公室秘书组联系,详细了解会议意图,根据召开会议的性质,会议前召开物业服务中心会议,为会议的召开准备相应的会务服务方式如停车安排、电梯控制、座次牌摆放等,以保证会议的顺利进行。会议前,保洁员提前做好会议室卫生工作;会议结束后,保洁员及时将会场打扫干净,保持会议室的整洁卫生。会议过程如有保洁需要,服务中心将安排专职保洁人员负责会议的卫生服务。会议过程接待员定时添加茶水(保密会议除外)。会议结束后,物业服务中心组织召开会议,对会议接待中成功的和不足之处进行全面总结,为以后的会议接待积累经验。当遇重大会议时,我们将利用公司人力支援共享的优势在其他服务中心加派人手进行会议期间车辆疏导及安全防范工作。同时在保洁方面我们除了做好会前、会后保洁工作外,在开会时将多加安排专人(会议接待管理员)在会场外以防需要。另外针对会议期间人员流动频繁的特点,在卫生间及公共区域安排保洁员进行专职保洁,使这些区域保持清洁的环境。11、会议接待员严格遵守保密制度,对会议中提及的各项内容不外泄、不宣扬。会务方案可根据贵单位实际情况进行调整。第三节物品运送服务根据贵局的要求,在日常的工作当中会涉及桶装