商务来往信函范文.doc

商务写作(BusinessWriting)一、商务信函概述?一、正确的观念?“推销”函?商务信函是一种常用的商业联系媒介,实际上商务信函是一种“推销”函,写信人总是在推销着什么,或是物品、或是服务等。?要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识,掌握好法规和条款等,还应具备扎实的语言基础,熟悉信函的书写形式和行文要求。??商务信函书写的重点应放在“效率”上,应易读易懂;语气真诚、友好、客气;语言简短、朴实、自然;内容清晰、准确、具体;行文正确、完整。??好的信函并没有固定不变的写作模式,因人而异。写信时,应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。二、应用原则?1.“挨达”AIDA原则:在拟就一封商务信函时,应首先考虑的原则:?A—Attention注意?I—Interest兴趣?D—Desire意愿?A—Action行动?“C”的行文原则?明晰Clearness   具体Concreteness?简洁Conciseness 诚意Conscientiousness?正确Correctness  个性Character?礼貌Courtesy     pleteness?体谅Considerateness优美Concinnity三、商务信函的构成要素?(Letterhead)?是指发信人所在公司的名称和地址,通常是预先印制好的,一般位于信纸的正上方。?内容包括:电话号码、电报挂号(CableAddress)、传真(Fax)和电传(Telex)号码、信件编号或索引号码以及写信日期。?例如:?英国——date/month/year ?27February,2008?美国——month/date/year ?February27,2008?(InsideAddress)?即收信人的姓名和地址,通常是在日期下面隔两行,位于书信正文的左上方。?(Salutation)?是发信人对收信人的称号用语,自成一行,位于“信内地址”左下方的一、二行处。?商务书信的称呼通常要注意下面几点:?(1)DearSirs和Gentlemen是最常使用的公文用语,前者是英国式的称呼,后者是美国式的称呼;注意Sirs前通常加Dear;Gentlemen必须用复数;?(2)DearMr.(Mrs.)Smith这种形式,用于对有过业务关系或双方关系密切的称呼。?(3)DearSir是指男性,DearMadam是指女性,DearSirorMadam是指不知道对方性别。?(4)称呼后面用冒号或逗号均可,一般用冒号。??正式的商务信件在每一段之间均留一空行。每一行末尾的单词一般不移行。??位于正文最后一行下面一、二行处,从信纸中间偏右的地方开始写,一般占一行,第一个字母要大写,结尾用逗号。??是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字,通常位于结尾客套语下面两行,从中间偏右处开始写,一般占3~4行:第一行写公司名称,第二行是个人签名,要用钢笔;第三行打印自己的名字,用于辨认和复信;第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。?信封和书信的写法-TheStyleofEnvelopeandLetter??(1)美国式航空信封的写法?                   (Stamp)?pany(收信人地址)?150GieraCourtParlin,Livingstone?NewJersey08859,USA?        (收信人名字和职称)?        pany?           pany?          86Baiyilu,HaidianDistrict100872?          Beijing,PRC(发信人地址)?(2)英国式航空信封的写法?                      (Stamp)?      pany(收信人地址)?       86Baiyilu,HaidianDistrict100872?       Beijing,PRC?AFTER15DAYSPLEASERETURNTO(发信人地址)?SMITH&SON,LTD?15WOODSTREET??ENGLAND?商务写作的十大技巧??,强调读者的利益??、简洁、直白?、缩格、简短的开头段落和附言??、空白、图表?,少用被动句???商务写作目标?商务写作通常是为了完成以下任务:?通知?说服?指导?记录?商务信