有关合同下单.docx

有关合同下单客户订单流程说明: 1、客户、销售人员通过口头、书面或来访下订单到销售内勤。 2、接单的类型: 客户直接致电公司客户服务部:销售内勤用《电话接听标准用语》认真仔细地接听、受理顾客所下达的订单及其他,按《销售部客户订单确认书》所列的内容核对并重复确认; 由销售人员受理的订单:必须按《销售部客户订单确认书》所列的内容提供手工订单,并完整地向销售内勤提供下单信息; 客户以传真形式下单:核对客户传真的内容,如所列内容不完整或不详处,其负责该客户的销售员应主动致电客户方就其不详之处与客户进行沟通。 3、销售内勤及时把通过以上形式受理的要求及内容记录在《客户信息备忘录》上,按《销售部客户订单确认书》所列内容逐项核对订单内容的完整性。 4、销售内勤根据所下订单内容进行预估,告知客户或销售员确认制作《销售部客户订单确认书》的等待时长或就相关疑问的回复时间,同时感谢顾客对公司的支持与关照及对您本人工作的理解。 5、销售内勤按客户所需产品要求内容——《客户信息备忘录》,根据公司销售合同确认付款方式,根据以往交易记录、《价格执行方案》再次核对产品编号、规格及对应的单价,如发现与价格或规格疑处,应及时致电销售员核实,并上报营销主管和营销总监,直到确认清正确的单价或规格。 6、销售内勤到技术部进行技术确认,是否可以生产(工艺配方是否改变)、原材料的储备情况。根据公司现有的实际工艺要求及公司规定的制度,如果无法生产,因及时告知销售人员具体情况,销售人员应礼貌地与客户沟通及致歉,并给客户建议方案,赢得客户的理解,与客户仔细认真地沟通,根据要求及实际情况,建议客户进入《新品开发打样流程》; 如客户仍坚持按老工艺配方生产,则进行工艺配方的书面确认。原材料的储备情况直接影响成品交货期的确认,需由技术部进行下单前的确认,确认需对原材料储备情况书写说明,口头确认无效。 7、销售内勤跟生产部确认交货日期、生产日期、数量等确认书中涉及生产部门的所有条款及其他需要核定的事项,生产部根据技术部原材料储备情况书写说明,初步预排客户订单的成品交货日期,并将预订交货期进行书写说明,口头确认无效。 8、销售内勤将以上确认的信息输入ERP制作成《销售部客户订单确认书》,再逐项逐条地将打印正本内容进行检查无错后传真给客户确认,并确认对方已清晰接收传真。与客户确认的《销售部客户订单确认书》上的预交日为成品完成日期,并不等同于发货日期,客户服务部可根据客户的实际情况,在经销售员确认的情况下,适当调整预交日期。 9、销售员应耐心细致地要求客户指定人员签名或盖章回传。回传件必须认真查验,如有错误及签名盖章不清、特殊要求备注不详等,必须耐心重新再确认,收件清晰完全无误后即形成生产指令单。根据客户等级——参照《客户等级划分标准》,A类客户如无法立即回传《销售部客户订单确认书》,可直接下达生产指令单,待后补传。 B、C类客户均需在收到经确认的《销售部客户订单确认书》的回传后,下达生产指令单。如当日未收到《销售部客户订单确认书》回传的,则预订交货日期自动向后延期,次日下单后延一日,以此类推。 10、销售内勤签字确认生产指令单,并送到生产部主管手中,再次明确指令单中的各项条款及数量,交期,生产日期,允许误差,包装要求,特殊规定等,并让主责人在指令单上签名或盖章,以示明确。并送交一份给技术部。目前《销售部客户订单确认书》代替生产指令单,生产部所确认的交货期以先期书写说明上的预定交货日期交货,不以客服部的《销售部客户订单确认书》上的交货日期为准。 11、销售助理按客户确认书上的各项监督工作提示,对生产过程的进度、产品质量、数量、生产时间进行监督检查,发现问题及时沟通上报,以保证正常交货。生产部在生产过程中出现生产、技术等异常情况应立即将情况告知客户服务部,销售内勤应明确情况后及时通知销售员,并上报客服主管及营销总监。客服主管及营销总监应汇同销售员、销售内勤就异常情况对客户作出应急处理方案,尽量取得客户的谅解。 12、客服部根据每日定时的《生产日报表》数据,及时了解生产进度及完成情况。销售内勤,汇同质检部完成对制成品(成品纸)的检验,检查产品的数量,外观包装,标签等要求全部达标,由质检部完成成品交库。 13、对完成成品交库的合格品,销售内勤应立即将订单完成情况告知销售员,销售内勤根据《客户销售合同》审核该客户的交货条件及付款条件,结算方法等项目,送到财务部查实到款情况,财务签批核实后,签名或盖章以示款项落实。 A类客户根据《客户销售合同》条款审核,可直接安排发货。销售内勤按生产成品数量为B、C类客户提供《余款催收通知书》,销售员与客户催收余款。 14、销售内勤开据《商品销售发货通知单》,发货员以此为据开据《销售发货单》安排发货。销售内勤在接收财务核对后,再次审核与复查发货条件及发货