某轨道交通工程文件归档整理管理办法.doc

--------------------校验:_____________--------------------日期:_____________某轨道交通工程文件归档整理管理办法厦门轨道交通集团有限公司厦门市轨道交通工程文件归档整理管理办法2013年11月目录一、依据文件 3二、工程文件的归档范围 3三、管理职责 4四、文件归档的质量要求 4五、工程文件的立卷 、表格规格及其制成材料要求 9六、声像档案 9七、电子文件 12八、厦门市轨道交通工程档案分类及编号方案 12附件一:厦门市轨道交通工程档案分类方案、归档范围、保管期限表 15附件二:卷内目录 44附件三:卷内备考表 46附件四:案卷封面 48附件五:科技档案分类目录 49厦门市轨道交通工程文件归档整理管理办法为加强厦门市轨道交通工程工程文件的归档整理工作,统一档案整理标准,建立完整、准确的工程档案,制定本办法。本办法适用于厦门市轨道交通1号线一期工程文件的归档整理。一、依据文件《城市轨道交通工程档案整理标准》(CJJ/T180-2012)《厦门市重点建设项目档案管理暂行办法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)《重大建设项目档案验收办法》《建设工程文件的归档整理规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)《技术制图复制图的折叠方法》(GB/-2009)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)《磁性载体档案管理规范》(DA/T15-1995)《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》(闽档(2011)065号)二、工程文件的归档范围、归档套数、归档时间、移交要求归档范围与厦门市轨道交通工程有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全、整理立卷后归档。移交归档范围应符合《厦门市轨道交通工程文件归档范围和保管期限表》附件一归档范围的要求。归档套数,各单位需提交工程档案四套原件(含工程照片、电子文档、竣工图等),其中三套原件移交厦门轨道集团综合档案室,一套移交厦门市城建档案馆。归档、移交时间勘察、设计单位前期资料应当在前期任务完成时归档完毕;各施工单位、监理单位应当在工程竣工验收前归档完毕。在工程竣工验收后6个月内,由指挥部档案室汇总各单位档案,分别向厦门轨道交通集团综合档案室、厦门市城建档案馆移交完整的、符合规定的工程档案。移交要求指挥部、监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的工程档案进行自行验收,并根据《重大建设项目档案验收办法》、《厦门市重点建设项目档案管理暂行办法》做出档案专项验收自检报告。勘察、设计、各施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,指挥部档案室、监理单位应按国家、省、市有关规定和要求,以及建设单位有关档案要求,对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。指挥部档案室将各方自行验收、审查合格的工程档案汇总后,在项目整体竣工验收前一个月,经上级主管部门审核同意,依据《厦门市档案管理行政许可、非行政许可审批事项实施办法及备案指南》,向厦门市档案局提出项目档案专项验收申请。项目档案专项验收合格后,由厦门市档案局出具验收意见,并作为项目总体竣工验收的依据。项目竣工验收时,同时进行项目档案竣工验收。勘察、设计、施工、监理等单位移交档案时,应编制移交清单一式两份,双方签字,盖章后方可交接,移交清单双方各留一份。三、管理职责在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中,建设单位应履行下列职责:收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归档;负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案;在组织工程竣工验收前,提请厦门市档案局对工程档案进行专项验收。在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中,监理单位应履行下列职责:实行总监理工程师负责制,根据各自组织机构制定可行的档案管理制度。配备专职档案管理员,负责监理资料的收集、整理和归档工作。监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。负责监理资料的形成、积累和立卷归档。负责组织、监督和检查施工单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。确保文件材料真实、完整、准确、符合工程实际情况。在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中,施工单位应履行下列职责:实行项目经理负责制,逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制,配备专职档案管理员,负责施工资料的管理工作。工程项目的施工