文档管理个人工作自我总结.doc

文档管理个人工作自我总结本文从网络收集而来,上传到平台为了帮到更多的人,如果您需要使用本文档,请点击下载按钮下载本文档(有偿下载),另外祝您生活愉快,工作顺利,万事如意! 在不久前我还苦于不知这方面的工作总结怎么写,但经过一番详细的思考,我理清了思路。在这里,我们对如何进行文档管理分三个阶段来阐述。 1、生成期文件的管理生成期的文件,处于制作、接收、处理与发出的过程中,需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此,需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统。对此类文件的管理,可建立以下一个流程:文件→文件套→杂志匣→文件柜。按事由用文件夹对文件进行分类;按照一件事一个文件套的原则,每个人准备若干个文件套;按类别或内容将使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的颜色对文件类别进行区分。将文件套收集到轻便杂志匣中;把文件套整齐地摆放在轻便杂志匣里并立于桌面上;责任人外出或离职时,务必将轻便杂志匣放到“使用中文件柜”上;用标签纸制作杂志匣的标签,可做到整洁美观并易于分类;由于可看到文件夹的标签,还易于检索;每个人都应该备有“使用中的轻便杂志匣”,并在标签处填入人名。将轻便杂志匣放在文件柜里;将办公室用的文件柜的部分空间划分出来,作为“使用中的文件柜”,可使办公室每个人每天的工作一目了然,方便工作交接及管理,并可临时性地存放文件资料;使用开放式文件架,检索、管理都很方便,避免文件私有化。 2、保存期文件的管理有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降,这样的文件可分为保存型文件和保管型文件。对此类文件建议建立一个“保存中心”的形式进行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类,把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒,保存型文件夹,保存型文件箱中,并标明“作废日期”,文件保存到期后立即废弃、扔掉或销毁。而对于需永久保存的文件资料,可以仍旧使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等原型保管文件夹,不过,如果使用保存型文件夹将会更经济一些。如果把利用率低的保存型文件仍旧放在办公室,将造成办公室的拥挤膨胀,浪费空间,防碍高效的管理。因此,建议选择经济的地方建立“保存中心”。 3、文件的废弃保管型文件随着时间的流逝,其利用价值会降低,如果不及时清理,就会泛滥成灾