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前台管理规定(A版).doc
文档介绍:
前台管理规定(A版).docEvaluationWarning:ThedocumentwascreatedwithSpire..工作文件文件名称前台管理规定文件编号HRD-OD-032版本号A生效日期页数共5页拟制范柳苑审核批准页次版本号日期修订内容修订人确认全部A2010-10-25第一次发行分发部门单位公司各部门受控文件盖红色“受控文件”印章1目的通过对前台事务的规范,达到完善公司前台管理规范化的li的,特编制本规定。2范围本规定适用于公司所有部门。3职责3.1人资行政部:人资行政部前台文员是前台事务的总管理人,是下文提及的工作程序内容的行使者及事务对口部门的监督者。3.2公司其他各部门:在涉及到各部门的相关事务时,要与人资行政部前台进行配合,并即时、准确、有效地开展工作。4定义无5工作程序5.1前台礼仪5.1.1接听电话5.1.1.1电话振铃三声之内必须及吋接听;5.1.1.2接听电话吋口齿清晰,声咅甜美,注意使用礼貌用语,及吋对电话信息进行记录或转接。5.1.2來访人员接待5.1.2.1礼貌待客,起身微笑服务。如来访人员有预约应及时电话确认,在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门。如來访人员没有预约,电话确认接待安排。5.1.2.2主动与进出公司的领导问好。5.1.2.3举止文明大方,注意坐姿、站姿。5.2快递管理5.2.1快递收货管理5.2.1.1止常工作时间中前台文员签收的快递货物或文件,前台文员需在《快递交接表》上进行登记并通知收件人前來取件,收件人需在《快递交接表》上签收,否则快递不给予取走。送來的快递件数较多或物品较人,前台文员可通知仓库人员到货梯口签收,前台不作额外登记,如仓库人员拒收或货品缺少数量、遗失等其它问题的,前台不承担任何责任。5.2.1.2如快递货物中含有发票并需签收的,前台文员对此货物处理方式参照按下而条款“重要文件代收管理”内容执行。5.2.1.3如员工个人物品快递寄到公司,止常情况下前台文员会通知其本人前來签收,如有特殊情况员工委托前台文员代签的,一旦所寄物品有任何问题,前台不承担任何责任。5.2.1.4各部门员工由于接收快递而对外界所留联系方式一定要准确详细,要求写清收件人全名及手机号码,如快递公司送来前台的快递,收件人信息不明确(如只写姓,不写全名及收件人电话号码,只附公司总机号码的),前台无法接收。5.2.1.5对于保安室收取的印刷品,前台文员会通知收件人部门文员收取并分发下去,不做额外登记。5.2.2快递发货管理5.2.2.1物料/零配件类:正常情况下,公司人员寄物料/零配件类等快递,需包装好,填写快递单及放行单,并且需在保安处的“快递、物品(物料)登记表”作登记,然后通知快递公司人员前來取件,保安人员需检杳核对后方可放行寄出。5.2.2.2文件类快递:需填写好快递单据且在快递登记表上登记后通知快递公司前來取件厉方可寄岀。5.2.2.3快递公司选择:公司月结快递合作公司有三家,分別为:顺丰速运、全一快递、深业快递,也可另行选择其它快递公司。5.3重要文件代收管理5.3.1发票属重要文件,因前台环境不适宜保管重要文件,故所有由前台代收的发票,诞台会在快递交接表上登记注明并通知收件人前來取件,收件人需在4小时内取走并签收,逾时不取的,发牛遗失等问题的,前台将不负任何责任。5.3.2支票亦属重要文件 内容来自淘豆网www.taodocs.com转载请标明出处.