会务工作.ppt

第二章     会务工作第一节   会务管理这里就是大王滩风景区了,这次会议就要在这里召开……大王滩风景区会务组办公室:小王:“各位同仁,明天与会代表就要陆续来了,我们今天提前入住,按照李总的指示,一定不能出任何差错,省市旅游部门主管领导、宋董事长和李总经理明天就要到,大会后天正式开始。现在,会务组主要抓紧准备会议资料,确定负责会议记录、会议简报的人员;并拟好相应的意向书格式,会后若有客户要求洽谈合作事宜,也好先签一份意向书,为进一步合作打基础。后勤组要与他们风景区的服务部门加紧配合,一一落实客户的各项服务;特别是会议的值班与保卫工作,那是丝毫差错也不能出的地方,一定要亲自实地审查。下面我先发一份“会议事务处理规定”单,两个组要一一对照落实,填好后交给我,若有什么落实不了的,我好赶紧上报处理。“会议事务处理规定(一)              节会议计划检查要点:项目审核备注会议名称会议时间会议主题和议题与会单位和人员人数主持人及工作人员会议资料(一)              会议筹备及活动审核要点:议程安排 会议应发资料 会议记录安排 幻灯或录影设备 会场预订 制作来宾名册 纪念品的制作与发放 预订回程票会场布置 宴会及座位顺序安排 新闻摄影 酬谢金 住宿安排 胸章名牌 看板和标示板 支付食宿费用及出纳 会议值班及保卫相关知识:(一)会场布置要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式,体现的意义、气氛和效果均不相同。(1)会场布置技巧相对式:主席台与代表席采取上下面对面方式,突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。(左图要换)教室形会场弦月形会场就是会场内放置一些圆形或椭圆行的桌子,椅子只放在桌子的一面,这样可以使与会者都面向主持人,方便主持人与与会人员交流。全围式:不设专门的主席台,所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形,多边形。