办公室助理行为规范与日常工作指导.docx

办公室助理行为规范与日常工作指导.docx办公室助理行为规范与日常工作指导目录办公室值班行为规范 1办公室助理工作总结与考核 1会议组织与安排 1学院资料搜集与整理 2重要资料存档、及查阅流程 2报账流程 2办公室电话礼仪 3星期四下午七八节教室借用申请 3印章使用与管理 3大学生在线工作 4学生返校思想状况汇报流程 4工作相关资料的发放 4办公室助理工作文整理 5办公用品申请与管理 5各种学生活动相关工作总结 5辅导员通讯补贴发放与费用报销 5学生工作队伍通讯录制作 6办公室设备入库管理 6常用应用文写作 6附件1票据整理相关 7附件2原始票据粘贴说明 8附件3、常用应用文的写作简介 13附件4常用应用文的写作格式及行文****惯 19(1)办公室值班行为规范1、 不迟到、不早退,严格遵守办公室相关工作规定2、 有事不能值班的同学首先可以与办公室其他同学换班,同时需要向老师说明情况;如果不能换班,需要提前当面或电话向老师请假3、 衣服鞋袜等穿戴整齐,注重个人仪表,严禁穿拖鞋上班4、 办公室文明用语、接听电话要礼貌5、 工作认真负责,积极配合老师完成相关工作6、 对自己负责的工作做好相关的记录,以备他人查阅与工作的交接7、 对于办公室的工作,不得泄露给非办公室的其他人员8、 按时对办公室的资料,办公室环境进行整理,保持办公室的于净整洁(2) 办公室助理工作总结与考核1、 每位助理日常工作屮需要善于对做过的工作进行记录与总结,提出对于工作的改进意见2、 助理在每月的18-22口期间对本月的工作情况进行总结,填写助理考核表,形成书而的工作总结材料3、 将各位助理的工作总结汇总,对于其中的关于工作的改进意见进行整理,用于今后的工作指导(3) 会议组织与安排1、 确定会议内容、人物(参会人员)2、 会议吋间、地点(场地联系)3、 通知相关人员4、 制作会议流程5、 会议资料整理(会议开始前1个小时完成就绪,会议资料原则上需要做2-3份的备份)6、 会议开始前半个小吋,会场布置(投影仪、电脑、ppt拷贝、茶水等)7、 会议记录8、 会议报道(4)学院资料搜集与整理1、 下发资料上传通知(资料内容、相关要求以及上交、上传时间),如果上资料总类很多,耍求学院将资料整理后,以学院为单位整体上交、上传2、 在规定时间内搜集、整理学院上交、上传的资料(检查学院是否按照要求、资料是否合格,同吋做好相关记录,填写学院资料上交、上传记录表)3、 对于在规定时间内还未上交、上传资料的学院,打电话通知相关负责人4、 对学院上交、上传资料情况进行汇总,用于年终考核(5)重要资料存档、及查阅流程1、 对资料进行分类整理2、 对整理资料送到文印屮心编制成册3、 制作资料清单4、 完成登记入存记录5、 专柜存档6、 登记查阅人、时间、目的7、 查阅完后归位(6)报账流程1、 收集报账单据。2、 做单据清单3、 按消费类型分类,粘贴(见附件1票据整理相关、附件2原始票据粘贴说蚩)4、 报账人签字(要三人)5、 计算报账总额、清点票据数,接待产生的消费要打报告,领导签字6、 费用明细单交管理科,领取账本7、 财务处报账(审核——复核——转账/现金领取)(7)办公室电话礼仪接屯话:1、 接电话首先要报名(学生教育科)2、 接听电话时,做好电话记录(对方姓名、需要处理的事务,联系电话)打电话:1、 电话之前,明确对象与事由,整理讲述的逻辑2、 对方接听时,首先要报名(学生教育科)3、 做好通话记录(信息是否传达到相关人员)(8)星期四下午七八节教室借用申请1、 学院提交中请(每个学院都会分配儿个教室,根据教务处提供的教室分配情况表,申请相对应的教室。如果学院想借用其他学院的教室,首先须征得其他学院的同意。)2、 办公室人员对学院提交的屮请进行审核、盖章(时间,教室编号是否符合相关的要求)3、 对教室中请情况进行登记,做好备案。(9)印章使用与管理1、 对需要盖章的文件进行审核,确定其是否符合标准2、 做好相关的登记(10)大学生在线工作1、 按照相关耍求摘编新闻(格式、语句、称谓等进行修改),相关操作规则详见《屮国大学生在线校园通讯站工作手册》2、 将新闻按照工作指导的要求上传3、 做好新闻上传情况登记(上传吋间、上传新闻人员、上传条数等),用于新闻助理的工作考核。(11) 学生返校思想状况汇报流程1、 给各学院下发调查通知,制定调查表格(开学前一周)2、 各学院对返校学生思想状况进行调查,填写调查表格,上报教育科3、 教育科根据调查结果分析学生返校思想状况,整理成文4、 领导审核5、 上报教冇部(12) 工作相关资料的发放1、 对需要的发放给学院的资料进行整理(按照学院领取资料数量等内容相关进行整理)2、 在教室社区上发布相关通知,或者电话通知相关负责人到指定的地点领取资料(由于双校区运行,因此在发放资料的通知上而需