文件、档案管理制度.doc

复盛大酒店文件、档案管理制度酒店文件、档案是酒店在经营管理活动中形成的,具有保存价值的,以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件材料。一、文件立卷 、处理完毕的文件材料,系统、完整地归入卷宗暂保管,以备随时调用参考。 ,保持文件之间的历史联系,反映酒店工作活动特点和真实面貌,以利于加强酒店文件的保管和参考利用。 、规定以及预案,重要的会议材料,包括会议通知、日程安排、工作报告、重要讲话、会议记要或决议、会议记录、典型材料、录音带、录像带、照片等; 上级发来的与酒店业务有关的决议、决定、指示、条例、办法、计划、规划、批复等; 酒店向上级单位的正式发文,包括请示、报告、计划、各类统计报表等; 酒店及各部门在接待宾客工作中的各类重要计划、安排、记录、总结,以及营业收入、创汇等统计材料等; 酒店与有关单位及不相隶属单位协商工作的往来文书,以及签订的各类契据,如合同、协议书等; 酒店各级管理人员的任免书,职工劳动、工资、福利、教育培训、考核及奖惩等方面的材料等; 酒店财产、物资、档案交接的凭证等; 酒店筹建或更新改造、设备设施大修一系列工程往来的文件、资料等; 酒店的大事记录,反映酒店重要活动的剪报、录音、录像、照片等;社会有关部门、单位发来的要求酒店共同贯彻执行和横向协作的有关文件、材料等; 重要投诉及其他信访工作的材料等; 重要的业务电报、电传、传真及有关经营管理而撰拟的各类条据等; 其他与酒店有关的重要书面材料或资料等。二、文件、档案的收集各部门随时收集办理完毕的文件材料,按类别分别存放。第二年经检查齐全后,整理归档。各部门文员,负责本部门文书档案的日常收集、管理、监督及检查。文件、档案的收集使用档案袋或档案夹。电脑档案分别于电脑硬盘和软盘内保存,机密文件加设保护密码。三、文件、档案的分类按事宜分类:即按文件内容所涉及的具体事宜或工作进行分类。按时间分类:即按文件形成的时间进行分类。按收、发文单位分类。按酒店部门设置分类。四、文件、档案的编号 (发文、会议纪要等),采用部门代码+日期+序号进行编号。机密文件还应按密级标明“机密文件”、“绝密文件”。酒店部门设置及代码如下: 总经理办公室ZB房务部FW财务部CW餐饮部CY保安部BA营销部YX洗衣房XY工程部GC信息部XX汽车队CD食品公司SP ,按照文件类别及次序进行编号。五、文件、档案的整理 、是否符合归类。 、重要程度或工作程序等进行排序。系统排列后,应用阿拉伯数字统一编写页码,以固定排列顺序,保证材料完整。 ,要求严谨,文字通顺、扼要。 、文件标题、文件编号和日期等。 、案卷标题、卷内文件材料张数、起止日期和保管期限等。 ,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;纸面过大的文件,要按卷宗大小