发文管理办法.doc

第一章总则为规范和严肃公司发文工作,提高发文效率、保证发文质量,保证文书的安全、及时传递,特制定本管理办法。公司所有文书的呈批和发文由管理部统一管理。第二章行文规则公文的种类公文类别主要有:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种公文格式公文格式一般包括:标题、主送部门(领导)、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级等项。标题:公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。主送部门:指公文主要送达的单位(领导)或部门,凡是向上级报送均为主送部门;一般只写一个主送部门,不得多头主送。如需要,同时报送另一上级,可以用抄报的形式。正式公文的主体:文字简明扼要、条理清楚、实事求是。发文单位:写在公文下面偏右,要写全称,如以领导个人名义行文,应冠以职务身份。发文日期:公文必须注明发文日期,以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开,要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。抄报、抄送单位:属上级的列入抄报,平行或下级列入抄送。文件版头:正式公文一般都有版头,版头以黑色大写印上“浙江钱江摩托股份有限公司山东钱江车辆分公司”。公文编号:一般包括编字、年号、顺序号。机密等级:机密公文应当根据机密程度划分等级,分别注明“绝密”,“机密”,“秘密”,“普通”字样。附件:公文如有附件,应当在正文之后,发文部门之前注明附件名称和件数。其它:公文排版要求详见附件。行文要求行文须严格按要求格式书写、排版(具体要求详见附件);明确发文权限。属于全面的,重要的方针政策性问题,以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题,以有关部门名义行文。公文由主办部门经办人拟稿,经部门主管审核、签字后交管理部登记。由管理部送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的,经办部门负责组织相关部门会签后,再上交管理部。关于公司的公文编字为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅,将公司公文编字明确为:发文部门或人员编字说明总经理***总字1、发文由管理部统一编号;2、发文字号3号仿宋体;序号为3位;年份用六角括号“〔〕”;如“***总字〔2010〕第001号”;管理部***管字财务部***财字办公室***办字配套部***配字质检部***质字技术部***技字开发部***开字生产部***生字装配车间***装字配件仓库***库字涂装车间***涂字第三章发文程序及要求发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。(一)公文的草拟、打印、校对。相关部门经办人负责公文的起草(包括录入、排版)。起草公文涉及的人名、地点、数字、标点符号要准确,时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等,不得用简称。起草公文后,到管理部统一打印、输出。管理部负责核对是否符合公文标准格式。(二)公文审核。文件起草后,由经办部门主管审核、签字。如涉及其他部门,经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”(具体格式见附表),同文件一并交管理部。(三)公文的核稿。所有公文呈批前由管理部负责核稿。核稿的主要内容包括:文件呈批单是否填写准确,完整。所有相关部门是否都已签字。公文打印、排版格式是否符合公司要求;公文意思是否得表达清楚、准确。如核稿不合格,管理部签署修改意见后交经办人重新办理。(四)公